Datenschutzerklärung

Stand 22.10.2026

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Websites besuchen, unser Kundenportal nutzen, mit uns einen Vertrag schließen oder wenn wir auf Ihre öffentliche Anfrage nach einer Website antworten, und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

WEBklar GbR, Am Schwimmbad 10, 67722 Winnweiler, vertreten durch die Gesellschafter Kenso Grimm und Justin Klein
Telefon 0176 23726355 · E-Mail support@webklar.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website webklar.com, für das Kundenportal project.webklar.com einschließlich der Vorschauseiten unter *.project.webklar.com und für unsere Leistungen, insbesondere unsere Abos (Hosting-Abo und Wartungs-Abo).

Die Erklärung gilt auch für Menschen und Betriebe, die im Netz öffentlich nach einer Website suchen und auf deren Anfrage wir antworten (Abschnitt 11). Das können auch Privatpersonen sein, zum Beispiel in Frage-Foren.

Websites, die wir im Auftrag unserer Kunden betreiben, verantwortet der jeweilige Kunde. Dort verarbeiten wir Daten als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des Kunden. Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Website.

3. Hosting, Server-Protokolle und Überwachung der Erreichbarkeit

Unsere Websites und das Kundenportal laufen auf einem Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) betreiben. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in der EU.

Bei jedem Aufruf speichert der Server kurzzeitig Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Browser und Betriebssystem. Wir brauchen sie, um die Seiten auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Wiederholte fehlgeschlagene Anmeldeversuche führen zu einer automatischen, vorübergehenden Sperre der IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb. Die Protokolle löschen wir nach 14 Tagen, es sei denn, ein konkreter Sicherheitsvorfall muss aufgeklärt werden.

Ob unsere Websites, das Kundenportal und die Websites, die wir im Rahmen unserer Abos betreiben, erreichbar sind, prüfen wir automatisch von außen. Dafür nutzen wir den Dienst der UptimeRobot s. r. o., Obchodná 507/2, 811 06 Bratislava (Slowakei). UptimeRobot ruft die überwachten Websites in regelmäßigen Abständen auf, so wie ein Besucher, und benachrichtigt uns, wenn eine Website nicht erreichbar ist. Dafür erhält UptimeRobot die Adressen (URLs) der überwachten Websites. Daten der Besucher dieser Websites erhält UptimeRobot nicht.

Mit UptimeRobot haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen; er ist Teil der Nutzungsbedingungen von UptimeRobot. UptimeRobot verarbeitet diese Daten auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sie sind Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags von UptimeRobot (uptimerobot.com/dpa); eine Kopie erhalten Sie auch bei uns. Rechtsgrundlage ist für die Websites unserer Abo-Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Überwachung zu den Leistungen des Abos gehört, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt auch hier im sicheren und funktionsfähigen Betrieb. Die Adresse einer Website entfernen wir bei UptimeRobot, sobald wir die Website nicht mehr betreiben.

4. Cookies und Speicher im Browser

Auf webklar.com messen wir mit unserer eigenen Website-Analyse, wie die Seite genutzt wird (Abschnitt 4a). Darüber hinaus setzen wir auf unseren eigenen Seiten (webklar.com und dem Kundenportal) keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Werkzeuge ein und binden keine Inhalte fremder Anbieter wie Schriftarten oder Karten ein. Alle Bestandteile unserer Seiten werden von unserem eigenen Server geladen.

Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, damit wir die von Ihnen gewünschten Funktionen bereitstellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Portal) bzw. lit. f DSGVO (Darstellung, Auswahl im Banner).

4a. Reichweitenmessung auf webklar.com

Auf webklar.com messen wir mit unserer eigenen Website-Analyse, wie unsere Website genutzt wird, um sie zu verbessern. Es ist dieselbe Messung, die wir unseren Kunden anbieten (Abschnitt 6b); für webklar.com sind wir selbst Verantwortlicher. Die Messung läuft auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Abschnitt 3), ohne Cookies und ohne Dienste von Google, Meta oder anderen Werbenetzwerken. Wir nutzen die Daten nicht für Werbung und bilden keine Profile einzelner Besucher. Beim ersten Aufruf fragt ein Banner nach Ihrer Zustimmung.

Solange Sie im Banner nichts ausgewählt haben, zählen wir nur den Seitenaufruf: Gespeichert werden der Seitenpfad, das Land, das wir aus Ihrer IP-Adresse ableiten, die Geräteklasse, die wir aus dem Browser-Kennzeichen ableiten, der Zeitpunkt, auf die volle Stunde gerundet, und ein Zähler dafür, dass das Banner angezeigt wurde. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist, die Nutzung unserer Website in Zahlen zu kennen, das Banner zu betreiben und die Messung vor Missbrauch zu schützen. Wählen Sie „Ablehnen“, zählen wir einmal die Ablehnung und danach nichts mehr. Sendet Ihr Browser „Global Privacy Control“ oder „Do Not Track“, zeigen wir das Banner nicht an und zählen nichts.

Wählen Sie „Annehmen“, messen wir zusätzlich, von welcher Website Sie gekommen sind (nur der Domainname), die Größenklasse Ihres Browserfensters, wie lange Sie auf einer Seite bleiben und wie weit Sie scrollen, wo Sie klicken (Klickposition und Aufbau des angeklickten Elements, ohne Texte und Formulareingaben, für eine „Heatmap“), ob Sie auf eine Telefonnummer, eine E-Mail-Adresse, einen WhatsApp-Link oder einen Link zu einer anderen Website klicken (dann nur mit deren Domainname), und eine Besucher-Kennung, die täglich wechselt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über „Datenschutz-Einstellungen“ (das Keks-Symbol unten rechts) und „Ablehnen“.

IP-Adressen und Browser-Kennzeichen verwenden wir nur kurz im Arbeitsspeicher und speichern sie in den Messdaten nicht. Einzelne Seitenaufrufe, Ereignisse und Klickpositionen löschen wir nach 30 Tagen, zusammengefasste Tageswerte ohne Besucher-Kennung nach 25 Monaten. Alle Einzelheiten, auch zum Widerspruch und zu Ihren Rechten, finden Sie auf unserer Zusatzseite webklar.com/datenschutz-analyse.html.

5. Kontaktaufnahme

Über das Kontaktformular auf webklar.com erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Firma (freiwillig) und Ihre Nachricht. Die Angaben speichern wir in unserer eigenen Datenbank auf unserem Server und schicken sie zugleich per E-Mail an unser Postfach (Abschnitt 8), damit wir von Ihrer Anfrage erfahren. Schreiben Sie uns per E-Mail oder rufen Sie an, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei mitteilen.

Wir nutzen die Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung). Entsteht kein Vertrag, löschen wir die Anfrage spätestens sechs Monate nach der letzten Nachricht.

6. Kundenportal

Für Ihr Kundenkonto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Kundennummer sowie gegebenenfalls Anschrift und Telefonnummer. Im Portal kommen hinzu: Ihre Projekte (Dateien und Änderungsverlauf Ihrer Website), unsere Arbeitsnachweise, Nachrichten im Chat, Rechnungen, Ihre Abos und Bestellungen (Abschnitt 7) sowie gegebenenfalls Ihr Stundenkontingent. Schreiben Sie uns im Chat, erhalten unsere Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung mit Ihrer Nachricht. Schreiben wir Ihnen im Chat, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit unserer Nachricht, höchstens eine alle 15 Minuten. Um Sie zu unterstützen, können unsere Mitarbeiter Ihr Portal so öffnen, wie Sie es sehen, und dabei für Sie News-Beiträge anlegen, ändern oder löschen und, wenn Sie den Terminplaner nutzen, dessen Einstellungen und Termine ansehen und ändern. Bestellungen, Zahlungen, Änderungen an Ihrem Passwort sowie Nachrichten oder Anträge in Ihrem Namen sind dabei ausgeschlossen. Jedes Öffnen und jede Änderung halten wir mit Mitarbeiter und Zeitpunkt fest und löschen diese Einträge nach 12 Monaten. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen auf Ihr Konto.

Im Chat können Sie uns auch Bilder, Fotos, Dateien und Sprachnachrichten schicken. Auf Kamera und Mikrofon greift das Portal nur zu, während Sie selbst ein Foto aufnehmen oder eine Sprachnachricht aufzeichnen, und nur, wenn Sie das in Ihrem Browser erlauben. Anhänge werden schon beim Hinzufügen auf unseren Server übertragen. Nicht gesendete Anhänge, auch solche, die Sie vor dem Senden wieder entfernen, löschen wir spätestens nach 24 Stunden. Gesendete Anhänge speichern wir wie Ihre Chat-Nachrichten. Die E-Mail-Benachrichtigung an unsere Mitarbeiter nennt nur Art und Namen der Anhänge, nicht die Dateien selbst.

Alle Portal-Daten liegen in unseren selbst betriebenen Systemen auf unserem Server bei Hetzner. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfrist (in der Regel drei Jahre). Für Ihre Abos und Bestellungen gelten die Fristen in Abschnitt 7. Rechnungen bewahren wir wie in Abschnitt 9 beschrieben auf.

6a. News-Beiträge und Fotos

Mit der Funktion „News-Pinnwand“ können Sie im Kundenportal kurze Beiträge mit Titel, Text und Foto schreiben, die auf Ihrer eigenen Website erscheinen. Dafür verarbeiten wir den Inhalt Ihrer Beiträge, hochgeladene Fotos, Zettelfarbe und Anzeigedauer sowie die Zeitpunkte von Anlage, Änderung und Abnahme. Beiträge und Fotos speichern wir auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3).

Jedes Foto wird beim Hochladen neu kodiert und verkleinert. Dabei entfernen wir alle Metadaten, auch Angaben zum Aufnahmeort (GPS) und zur Kamera. Nicht verwendete Uploads löschen wir nach etwa 24 Stunden.

Veröffentlichte Beiträge sind auf Ihrer Website öffentlich sichtbar, bis die von Ihnen gewählte Anzeigedauer endet oder Sie den Beitrag abnehmen. Die Besucher Ihrer Website sehen dabei nur den Inhalt der Beiträge, nicht Ihre Kundendaten. Sie können Beiträge und Fotos jederzeit im Kundenportal löschen. Was beim Aufruf der Pinnwand durch einen Besucher übertragen wird, steht in der Datenschutzerklärung Ihrer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Auf Ihren Wunsch oder wenn die Zusammenarbeit endet und wir die Funktion abschalten, ist die Pinnwand auf Ihrer Website nicht mehr erreichbar. Beiträge und Fotos löschen wir, wenn Sie sie selbst löschen, andernfalls nach den Fristen in Abschnitt 7.

6b. Website-Analyse auf Websites unserer Kunden

Sobald diese Funktion freigeschaltet ist, können Kunden mit Wartungs-Abo für ihre eigene Website eine Reichweitenmessung einschalten. Dabei verarbeiten wir die Daten der Besucher dieser Websites ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist. Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer eine Kundenwebsite besucht, findet die Informationen zur Messung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) auf der Website des Kunden, in der Regel unter „/datenschutz-analyse.html“. Die Daten liegen dann auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

6c. Online-Terminbuchung auf Websites unserer Kunden

Kunden mit Wartungs-Abo können auf ihrer eigenen Website eine Online-Terminbuchung anbieten („Terminplaner“), sobald wir die Funktion für sie freigeschaltet haben. Dabei verarbeiten wir die Daten der Personen, die dort einen Termin buchen („Gäste“), ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist. Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Verantwortliche sind wir für die Betriebsdaten des Kunden im Kundenportal, für den Entwurf seines Fragebogens und für seine Bestellung. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer auf der Website eines Kunden einen Termin bucht, findet die Informationen zur Buchung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) in der Datenschutzerklärung dieser Website. Anfragen von Gästen zu ihren Daten leiten wir an den Kunden weiter.

Für den Betrieb des Terminplaners speichern wir im Auftrag des Kunden: Name, E-Mail-Adresse und, wenn der Kunde diese Felder eingeschaltet hat, Telefonnummer, Nachricht und weitere Angaben des Gastes; die gewählte Leistung, Person oder den gewählten Platz und den Termin; den Stand der Buchung (zum Beispiel bestätigt, abgesagt oder widerrufen) mit den Zeitpunkten; als Nachweis den Zeitpunkt der Bestätigung und der Zustimmungen sowie die Fassung der angezeigten Hinweise; gegebenenfalls den Wunsch nach einer Erinnerung. Der Terminplaner ist nicht für Leistungen der Heilkunde und der Gesundheitsversorgung bestimmt; Gäste werden gebeten, keine Gesundheitsangaben zu machen.

Der Kunde sieht, ändert und löscht die Termine im Kundenportal. Dort verarbeiten wir als Verantwortliche seine Einstellungen für den Terminplaner (Betriebsangaben, Leistungen, Namen und Zeiten der gebuchten Personen oder Plätze, Öffnungszeiten, Absagefristen und Texte), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 6) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bevor der Kunde den Terminplaner bestellt, füllt er im Kundenportal einen Fragebogen aus (Branche und Betrieb, Personen oder Plätze, Leistungen, Zeiten, Regeln, Angaben von Gästen, Benachrichtigungen und Website); seine Eingaben speichern wir als Entwurf seiner Einstellungen. Bestellt er nicht, löschen wir den Entwurf 90 Tage nach der letzten Änderung, bei der Löschung seines Kundenkontos zugleich mit dem Konto. Die Bestellung und ihren Nachweis beschreibt Abschnitt 7. Für jede Person oder jeden Platz kann der Kunde einen geheimen Link erzeugen, mit dem er die bestätigten Termine in seinem Kalenderprogramm abonniert; wer den Link kennt, sieht diese Termine. Der Kunde kann den Link jederzeit durch einen neuen ersetzen.

Im Namen des Kunden senden wir E-Mails an Gäste (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Bestätigung, Änderung oder Absage eines Termins, Eingangsbestätigung eines Widerrufs und, wenn der Gast das gewählt hat, eine Erinnerung) und an den Kunden (neue Buchung, Absage, Widerruf). Der Versand läuft über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Nürnberg, Abschnitt 8); als Absender erscheint der Kunde, Antworten gehen an ihn. Wir verschicken keine Werbung, setzen keine Tracking-Pixel ein und erhalten keine Kopie. Bis zum Versand liegt jede E-Mail in einer Warteschlange. Nach dem Versand löschen wir dort Empfängeradresse und Inhalt, den Eintrag selbst nach sieben Tagen; E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, löschen wir nach 48 Stunden.

Beim Aufruf einer Kundenwebsite mit Terminbuchung lädt der Browser das Programm der Terminbuchung von unserem Server (project.webklar.com) und schon beim Laden der Seite die Konfiguration mit den Texten und Leistungen. Ist die Terminbuchung unmittelbar in die Seite eingebaut, holt sie die freien Termine, sobald der Gast durchklickt; sitzt sie hinter einem Knopf, geschieht das erst nach dem Klick auf den Knopf. Dabei gelten die Protokolle in Abschnitt 3. Die Terminbuchung setzt keine Cookies und speichert nichts im Browser des Gastes. Zum Schutz vor Missbrauch und um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (höchstens zehn Buchungen je zehn Minuten und je IP-Adresse), merken wir uns die Zeitpunkte der Aufrufe je IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft; mit der Buchung speichern wir die IP-Adresse nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb.

Löschfristen: Nicht bestätigte Buchungen löschen wir 48 Stunden nach Ablauf der Bestätigungsfrist von 30 Minuten, abgesagte oder abgelehnte Termine nach 30 Tagen, bestätigte Termine nach der Frist, die der Kunde eingestellt hat (Vorgabe 90 Tage, einstellbar von 14 bis 365 Tagen nach dem Termin). Nicht bestellte Entwürfe löschen wir 90 Tage nach der letzten Änderung. Endet das Wartungs-Abo oder schalten wir die Funktion ab, schalten wir den Terminplaner spätestens am folgenden Tag ab und löschen alle Termindaten und Einstellungen 30 Tage danach; beginnt innerhalb dieser Frist wieder ein Wartungs-Abo, schalten wir ihn mit den vorhandenen Daten wieder ein. Eine Ausnahme ist das Einrichtungs-Ticket, in dem wir die Einrichtung als Arbeitsnachweis festhalten (Abschnitt 6): Es bleibt mit einer Kurzfassung der Einstellungen bestehen und enthält keine Daten von Gästen. In unseren Datensicherungen bleiben gelöschte Daten noch bis zu sieben Tage erhalten und werden dann überschrieben. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3).

6d. Webshop auf Websites unserer Kunden

Kunden können auf ihrer eigenen Website einen Webshop betreiben („Webshop“), sobald wir die Funktion für sie freigeschaltet haben. Dabei verarbeiten wir die Daten der Personen, die dort bestellen oder einen Vertrag widerrufen („Käufer“), ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist (Auftragsverarbeitungsvertrag Webshop). Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Verantwortliche sind wir für die Betriebsdaten des Kunden im Kundenportal und für seine Bestellung der Funktion. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer auf der Website eines Kunden bestellt, findet die Informationen zur Bestellung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) in der Datenschutzerklärung dieser Website. Anfragen von Käufern zu ihren Daten leiten wir an den Kunden weiter.

Für den Betrieb des Webshops speichern wir im Auftrag des Kunden: Name, E-Mail-Adresse und Liefer- und Rechnungsanschrift des Käufers (eine Telefonnummer erheben und speichern wir nicht), die bestellten Artikel mit Preisen, Versandart und Gesamtbetrag, den Stand der Bestellung (zum Beispiel bezahlt, versendet oder erstattet) mit den Zeitpunkten, die Prüfsumme der Rechtstexte, die der Käufer bei der Bestellung gesehen hat, bis zur Zahlung einen Hashwert seiner IP-Adresse (siehe unten) und die Angaben eines Widerrufs (Name, E-Mail-Adresse, Bestellnummer, Erklärung, Zeitpunkt des Eingangs). Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN gibt der Käufer nur auf der Zahlungsseite von Stripe ein; wir erhalten sie nicht. Der Kunde sieht und bearbeitet Bestellungen und Widerrufe im Kundenportal. Im Namen des Kunden senden wir E-Mails an Käufer (Eingang der Bestellung bei ausstehender Zahlung, Bestellbestätigung, Versand, Abholbereitschaft, Eingangsbestätigung eines Widerrufs, Erstattung, fehlgeschlagene Zahlung) und an den Kunden (neue Bestellung, Widerruf) über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Nürnberg, Abschnitt 8). Der Warenkorb liegt nur im Sitzungsspeicher des Browsers des Besuchers (Artikelkennungen und Mengen, kein Cookie); er ist technisch erforderlich und wird beim Schließen des Tabs gelöscht. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Bestellungen und Widerrufe je IP-Adresse; die Zeitpunkte der Aufrufe merken wir uns nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft. Außerdem lassen wir je IP-Adresse höchstens drei offene, noch nicht bezahlte Bestellungen innerhalb von 30 Minuten zu. Dafür speichern wir mit der Bestellung nicht die IP-Adresse, sondern einen Hashwert davon, der mit einem geheimen Schlüssel unseres Servers berechnet wird (Pseudonym); ohne den Schlüssel lässt sich daraus keine IP-Adresse ableiten. Wir verwenden ihn nur für diese Begrenzung und löschen ihn, sobald die Bestellung bezahlt oder storniert wird, spätestens mit der Löschung nicht bezahlter Bestellungen nach 30 Tagen. Mit dem Widerruf speichern wir keine IP-Adresse. Die Rechtstexte, die der Kunde für den Webshop bestätigt, legen wir mit Prüfsumme, Zeitpunkt und bestätigender Person im Archiv ab, damit die Bestellbestätigung die Fassung zeigt, die bei der Bestellung galt. Im Übrigen gelten die Protokolle in Abschnitt 3.

Zahlungen im Webshop laufen über Stripe Connect auf das eigene Stripe-Konto des Kunden; wir erhalten und verwahren kein Geld der Käufer. Um dieses Konto zu eröffnen, übermitteln wir, sobald der Kunde im Kundenportal die Verbindung mit Stripe auslöst, seine E-Mail-Adresse, die Adresse seiner Website und den Namen seines Projekts an die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“), zusammen mit internen Kennzeichen, mit denen wir das Konto seinem Projekt zuordnen. Die weiteren Angaben für das Konto (zum Beispiel zur Person und zum Unternehmen) gibt der Kunde direkt bei Stripe ein. Wir speichern die Kennung des Stripe-Kontos und seinen Stand (ob Zahlungen und Auszahlungen möglich sind), den uns Stripe meldet, und zeigen ihn dem Kunden im Kundenportal an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Kunden). Stripe verarbeitet die Daten für sein Konto als eigener Verantwortlicher; dabei können Daten an die Stripe, LLC in den USA übermittelt werden, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Abschnitt 7). Es gelten die Datenschutzhinweise von Stripe: stripe.com/de/privacy.

Löschfristen: Nicht bezahlte und stornierte Bestellungen löschen wir nach 30 Tagen. Bei bezahlten Bestellungen und Widerrufen anonymisieren wir Name, E-Mail-Adresse und Anschriften des Käufers drei Jahre nach dem Ende des Jahres der Bestellung; Positionen, Beträge, Bestellnummer und Status bleiben für die Unterlagen des Kunden. Schaltet der Kunde den Webshop ab oder endet der Vertrag über den Betrieb seiner Website, schalten wir den Webshop ab. Der Kunde kann Bestellungen und Widerrufe danach 90 Tage lang im Kundenportal lesen und exportieren; danach löschen wir alle Daten des Webshops (Artikel, Bilder, Bestellungen, Widerrufe, Einstellungen und das Archiv der bestätigten Rechtstexte). Beginnt innerhalb dieser Frist wieder ein Vertrag über den Betrieb der Website, schalten wir den Webshop auf Wunsch des Kunden mit den vorhandenen Daten wieder ein. Eine Ausnahme ist das Einrichtungs-Ticket, in dem wir die Einrichtung als Arbeitsnachweis festhalten (Abschnitt 6): Es bleibt mit einer Kurzfassung der Angaben zur Einrichtung bestehen und enthält keine Daten von Käufern. Löschen wir Daten oder anonymisieren wir sie, bleiben sie in unseren Datensicherungen noch bis zu sieben Tage erhalten und werden dann überschrieben. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3). Die Bestellung der Funktion und ihren Nachweis beschreibt Abschnitt 7.

6f. Buchungskalender auf Websites unserer Kunden

Kunden können auf ihrer eigenen Website einen Buchungskalender für ihre Unterkünfte betreiben („Buchungskalender“), sobald wir die Funktion für sie freigeschaltet haben. Dabei verarbeiten wir die Daten der Personen, die dort eine Unterkunft anfragen oder buchen („Gäste“), ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist (Auftragsverarbeitungsvertrag Buchungskalender). Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Verantwortliche sind wir für die Betriebsdaten des Kunden im Kundenportal und für seine Bestellung der Funktion. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer auf der Website eines Kunden anfragt oder bucht, findet die Informationen dazu (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) in der Datenschutzerklärung dieser Website. Anfragen von Gästen zu ihren Daten leiten wir an den Kunden weiter.

Für den Betrieb des Buchungskalenders speichern wir im Auftrag des Kunden: bei einer Anfrage Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Firma, Telefonnummer und Nachricht, die Unterkunft, den Zeitraum und die Zahl der Personen sowie bis zur Entscheidung des Kunden einen Hashwert der IP-Adresse (siehe unten); nach der Freigabe die Posten und den Preis des Aufenthalts, die Stornobedingungen und die Fassung der Rechtstexte, die galten; bei der Buchung die Rechnungsadresse, die Zahlart und die Rechnung (und bei einer Stornierung die Stornorechnung) mit lückenloser Rechnungsnummer, in der der Kunde als Aussteller genannt ist; den Stand der Buchung (zum Beispiel gebucht, bezahlt, storniert) mit den Zeitpunkten, bei einer Online-Zahlung die Kennungen der Zahlung bei Stripe und erstattete Beträge, auch automatische Erstattungen (siehe unten). Zahlungsdaten wie die Kartennummer gibt der Gast nur auf der Zahlungsseite von Stripe ein; wir erhalten sie nicht (Online-Zahlung derzeit nur per Karte, auch mit Apple Pay und Google Pay). Der Kunde sieht und bearbeitet Anfragen, Buchungen und Rechnungen im Kundenportal. Im Namen des Kunden stellen wir die Rechnungen aus (Rechnung im Namen und im Auftrag des Kunden, § 14 Abs. 2 Satz 4 UStG) und senden E-Mails an Gäste (Eingang der Anfrage, Freigabe mit Link zur Buchung, Ablehnung, Buchungsbestätigung mit Rechnung, Zahlungseingang, Ablauf einer Reservierung, Stornierung) und an den Kunden (neue Anfrage, neue Buchung, Hinweis bei fehlgeschlagenem Kalenderabgleich) über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Nürnberg, Abschnitt 8). Als Absender erscheint der Kunde, Antworten gehen an ihn. Bis zum Versand liegt jede E-Mail in einer Warteschlange; nach dem Versand löschen wir dort Empfängeradresse und Inhalt, den Eintrag selbst nach sieben Tagen; E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, löschen wir nach 48 Stunden. Der Link zur Buchungsseite enthält ein geheimes Kennzeichen, das wir nur als Prüfsumme speichern; bei einer Online-Zahlung übergeben wir den Link mit dem Kennzeichen als Rücksprungadresse an Stripe, sodass er für Stripe und im Stripe-Dashboard des Kunden sichtbar ist (er gilt bis 90 Tage nach der Abreise, bei nicht zustande gekommenen Buchungen 30 Tage, und öffnet nur diese eine Buchungsseite). Das Widget setzt keine Cookies. Der Kunde kann Kalender anderer Plattformen einbinden und die geheime Kalenderadresse des Buchungskalenders bei ihnen eintragen; wir lesen aus fremden Kalendern nur belegte Zeiträume, nicht Angaben zu Gästen, und die Adresse des Buchungskalenders enthält nur belegte Nächte. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen je IP-Adresse; die Zeitpunkte der Aufrufe merken wir uns nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft. Mit der Anfrage speichern wir nicht die IP-Adresse, sondern einen Hashwert davon, der mit einem geheimen Schlüssel unseres Servers berechnet wird (Pseudonym); ohne den Schlüssel lässt sich daraus keine IP-Adresse ableiten. Wir verwenden ihn nur für den Missbrauchsschutz und entfernen ihn, sobald der Kunde die Anfrage freigibt oder ablehnt, spätestens nach 30 Tagen. Im Übrigen gelten die Protokolle in Abschnitt 3.

Online-Zahlungen im Buchungskalender laufen über Stripe Connect unmittelbar auf das eigene Stripe-Konto des Kunden; wir erhalten und verwahren kein Geld der Gäste und beteiligen uns nicht am Umsatz. Beim Start einer Zahlung übergeben wir Stripe die Bezeichnung des Aufenthalts mit Rechnungsnummer, den Betrag, die Kennungen der Buchung, die E-Mail-Adresse des Gastes zur Vorbelegung und den Rücksprung-Link zur Buchungsseite. Wird ein Aufenthalt storniert, schließen wir eine offene Zahlungsseite. Geht eine Zahlung nach einer Stornierung oder dem Ablauf der Reservierung ein oder zahlt der Gast eine bezahlte Buchung ein zweites Mal, erstatten wir den Betrag im Namen des Kunden und nach seiner dauerhaften Weisung automatisch in voller Höhe über sein Stripe-Konto; der Stand der Buchung ändert sich dadurch nicht. Um dieses Konto zu eröffnen, übermitteln wir, sobald der Kunde im Kundenportal die Verbindung mit Stripe auslöst, seine E-Mail-Adresse, die Adresse seiner Website und den Namen seines Projekts an die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“), zusammen mit internen Kennzeichen, mit denen wir das Konto seinem Projekt zuordnen. Die weiteren Angaben für das Konto gibt der Kunde direkt bei Stripe ein. Wir speichern die Kennung des Stripe-Kontos und seinen Stand (ob Zahlungen und Auszahlungen möglich sind), den uns Stripe meldet, und zeigen ihn dem Kunden im Kundenportal an. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit dem Kunden). Stripe verarbeitet die Daten für sein Konto als eigener Verantwortlicher; dabei können Daten an die Stripe, LLC in den USA übermittelt werden, die nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist (Abschnitt 7). Es gelten die Datenschutzhinweise von Stripe: stripe.com/de/privacy.

Löschfristen: Den IP-Hash entfernen wir, sobald der Kunde eine Anfrage freigibt oder ablehnt, spätestens nach 30 Tagen. Anfragen, aus denen keine Buchung wurde, anonymisieren wir nach sechs Monaten. Bei gebuchten Aufenthalten anonymisieren wir Name, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht drei Jahre nach dem Ende des Jahres der Abreise; die Rechnungen und die Rechnungsadresse bewahren wir für den Kunden acht Jahre auf (Buchungsbelege, § 147 AO), solange der Buchungskalender läuft. Schaltet der Kunde den Buchungskalender ab oder endet der Vertrag über den Betrieb seiner Website, schalten wir den Buchungskalender ab und weisen den Kunden danach per E-Mail mit dem Löschdatum darauf hin, seine Rechnungen herunterzuladen. Der Kunde kann Anfragen, Buchungen und Rechnungen danach 90 Tage lang im Kundenportal lesen; danach löschen wir alle Daten des Buchungskalenders (Unterkünfte, Preise, Anfragen, Buchungen, Rechnungen, Kalenderverbindungen, Sperren und Einstellungen). Wird das Kundenkonto gelöscht, schalten wir den Buchungskalender ab und löschen seine Daten 90 Tage danach; einen Hinweis per E-Mail gibt es dann nicht, weil mit dem Konto auch die E-Mail-Adresse gelöscht wird. Beginnt innerhalb dieser Frist wieder ein Vertrag über den Betrieb der Website, schalten wir den Buchungskalender auf Wunsch des Kunden mit den vorhandenen Daten wieder ein. Eine Ausnahme ist das Einrichtungs-Ticket, in dem wir die Einrichtung als Arbeitsnachweis festhalten (Abschnitt 6): Es bleibt mit einer Kurzfassung der Angaben zur Einrichtung bestehen und enthält keine Daten von Gästen. Löschen wir Daten oder anonymisieren wir sie, bleiben sie in unseren Datensicherungen noch bis zu sieben Tage erhalten und werden dann überschrieben. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3). Die Bestellung der Funktion und ihren Nachweis beschreibt Abschnitt 7.

7. Abos und Zahlung über Stripe

Schließen Sie eines unserer Abos ab, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, das gewählte Abo und den gebuchten Zusatzspeicher, Abo- und Zahlungsstatus sowie Ihre Rechnungen. Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN geben Sie direkt bei unserem Zahlungsdienstleister ein. Wir erhalten davon nur eingeschränkte Angaben, etwa die Art des Zahlungsmittels und die letzten vier Ziffern.

Um Ihre Bestellungen nachweisen zu können, speichern wir bei jeder Bestellung Zeitpunkt, Version der Vertragsbedingungen, gegebenenfalls Ihre Angaben zum Leistungsbeginn sowie IP-Adresse und Browserkennung, im Kundenportal und als Angaben zum Abo bei Stripe. Das gilt für den Abschluss eines Abos, für den Wechsel vom Hosting-Abo ins Wartungs-Abo und für jede Bestellung von E-Mail-Zusatzspeicher. Außerdem halten wir Ihre Bestellungen und Änderungen als Vertragsereignisse mit Zeitpunkt und Status fest: Abschluss, Wechsel, Zusatzspeicher einschließlich Verringerungen, Kündigung und Widerruf. Bei Verringerungen, Kündigung und Widerruf speichern wir als Vertragsereignis nur Zeitpunkt und Status, keine IP-Adresse und Browserkennung. Den Stand Ihrer Bestellungen, etwa laufende Widerrufsfristen und die Einrichtung von Zusatzspeicher, sehen Sie im Kundenportal unter „Verträge“. Für uns sind die Vertragsereignisse zugleich die Aufgabenliste, um Änderungen am Zusatzspeicher umzusetzen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis des Vertragsschlusses und Ihrer Bestellungen. Diese Angaben löschen wir drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem Ihr letztes Abo endet.

Bestellen Sie eine Funktion (News-Pinnwand, Terminplaner), speichern wir als Nachweis die Texte und Fassungen, denen Sie zugestimmt haben, den Zeitpunkt Ihres Klicks auf „Zahlungspflichtig bestellen“, die Stripe-Sitzung, IP-Adresse und Browserkennung sowie Ihr Konto und die angemeldete Person. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis des Vertragsschlusses und der Zustimmungen, insbesondere für den Widerruf. Diese Angaben löschen wir drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem Ihr letztes Abo endet. Bestellen Sie ohne Abo (zum Beispiel nur die News-Pinnwand), löschen wir diese Angaben spätestens drei Jahre nach Ablauf des Jahres der Bestellung. Den Entwurf Ihres Fragebogens speichern wir bis zu 90 Tage nach Ihrer letzten Änderung und löschen ihn danach, wenn Sie nichts bestellt haben.

Die Zahlungen wickelt die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“) ab. Stripe verarbeitet die Daten teils in unserem Auftrag und teils als eigener Verantwortlicher, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Dabei können Daten an die Stripe, LLC in den USA übermittelt werden. Die Stripe, LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Auf der Zahlungsseite von Stripe gelten dessen Datenschutzhinweise: stripe.com/de/privacy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Beantragen Sie im Kundenportal eine Übernahmegutschrift, verarbeiten wir Ihre Angaben zum bisherigen Anbieter (Anbieter, Leistung, Domain, Rechnungsbetrag, bezahlter Zeitraum), Ihre Nachricht, die hochgeladenen Nachweise wie Rechnung oder Kündigungsbestätigung, die E-Mail-Adresse für unsere Antwort sowie Zeitpunkt und IP-Adresse Ihrer Bestätigung. Die Nachweise speichern wir auf unserem Server; unsere Mitarbeiter erhalten per E-Mail nur einen Hinweis auf den Antrag. Zur Prüfung fragen wir die öffentlichen DNS-Einträge der angegebenen Domain ab (Nameserver, Mailserver, IP-Adresse). Eine genehmigte Gutschrift buchen wir bei Stripe als Guthaben auf Ihr Kundenkonto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis Ihrer Bestätigung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nachweise zu abgelehnten Anträgen löschen wir sechs Monate nach der Entscheidung. Bei genehmigten Anträgen sind Antrag und Nachweise Beleg für die Gutschrift und werden wie in Abschnitt 9 beschrieben aufbewahrt.

Über die Seiten project.webklar.com/kuendigen.html und project.webklar.com/widerrufen.html können Sie Ihren Vertrag ohne Anmeldung kündigen oder widerrufen (§§ 312k, 356a BGB). Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Vertrag, beim E-Mail-Zusatzspeicher die Zahl der Pakete, die Sie kündigen, gegebenenfalls Ihre Kundennummer, bei der Kündigung außerdem Art und gewünschten Zeitpunkt der Kündigung und gegebenenfalls Ihre Begründung, sowie den Zeitpunkt, zu dem Ihre Erklärung bei uns eingegangen ist. Sind Sie im Kundenportal angemeldet, füllen wir Name, E-Mail-Adresse und Kundennummer aus Ihrem Konto vor. Wir nutzen die Angaben, um Ihre Erklärung zu bearbeiten: Anhand der E-Mail-Adresse ordnen wir sie Ihrem Abo zu, vermerken den Eingang beim Abo und tragen die Kündigung oder den Widerruf, soweit möglich, bei Stripe ein. Sie erhalten sofort eine Bestätigung des Eingangs mit Inhalt, Datum und Uhrzeit Ihrer Erklärung an die angegebene E-Mail-Adresse; unser Team erhält eine E-Mail mit diesen Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§§ 312k, 356a BGB) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die IP-Adresse Ihres Aufrufs nutzen wir nur, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (höchstens zehn pro Stunde je IP-Adresse). Dafür merken wir uns die Zeitpunkte der Aufrufe je IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft; mit Ihrer Erklärung speichern wir die IP-Adresse nicht. Im Übrigen gilt für den Aufruf Abschnitt 3. Ihre Erklärung und unsere Bestätigung bewahren wir wie die übrigen Vertragsdaten drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem Ihr letztes Abo endet auf; soweit die E-Mails Geschäftsbriefe sind, gilt die Frist aus Abschnitt 9.

8. E-Mail

Vertragsbestätigungen, Benachrichtigungen und unsere sonstige Korrespondenz versenden und empfangen wir über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Die Postfächer liegen in Rechenzentren in Deutschland. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen.

Die Übertragung ist verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei sonstiger Korrespondenz lit. f DSGVO. Auch die E-Mail-Postfächer, die wir Kunden im Rahmen unserer Abos bereitstellen, liegen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Für die Inhalte dieser Postfächer ist der jeweilige Kunde verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag in den Abo-Bedingungen (Anlage 1).

Bis September 2026 nutzten wir den E-Mail-Dienst der Porkbun LLC, 11575 SW Pacific Hwy PMB 40649, Tigard, OR 97223, USA. Für Porkbun besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Die Übermittlung erfolgte, soweit sie zur Durchführung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich war (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ältere E-Mails, die dort noch gespeichert sind, übertragen wir zu Hetzner und löschen sie anschließend bei Porkbun.

9. Buchhaltung und Rechnungen

Rechnungen erstellen wir mit einer Buchhaltungssoftware, die wir selbst auf unserem Server betreiben, bzw. für die Abos über Stripe. Soweit erforderlich, geben wir Buchhaltungsdaten an unsere Steuerberatung und an Finanzbehörden weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG), Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Fristen beginnen mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

10. Domains unserer Kunden

Registrieren wir für Sie eine Domain, geben wir die Daten des Domaininhabers (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) an den Domain-Registrar, die Hetzner Online GmbH, und an die zuständige Vergabestelle weiter, bei .de-Domains an die DENIC eG in Frankfurt am Main. Sie verarbeiten die Daten als eigene Verantwortliche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Interessenten: Antworten auf öffentliche Anfragen

Manche Menschen und Betriebe suchen öffentlich im Netz jemanden, der ihnen eine Website baut, zum Beispiel in einer Kleinanzeige, auf einem Portal für Freelancer oder in einem Frage-Forum. Auf solche Gesuche melden wir uns von uns aus nur einmal und bieten unsere Leistungen an. Weil wir Ihre Daten dabei nicht bei Ihnen erheben, sondern aus Ihrem öffentlichen Beitrag, informieren wir Sie hier und in unserer ersten Nachricht darüber (Art. 14 DSGVO).

So läuft es ab: Ein KI-Assistent (das Sprachmodell Claude von Anthropic) bewertet, ob die Anfrage zu unseren Leistungen passt, und entwirft eine Antwort. Ein Mitarbeiter von WEBklar liest den Entwurf, ändert ihn bei Bedarf und sendet ihn einmal von Hand: über die Plattform, auf der Sie gefragt haben, oder per E-Mail, wenn Ihr Beitrag darum bittet. Automatische E-Mails verschicken wir nicht. Für E-Mails gilt Abschnitt 8. In unserer Nachricht steht, dass eine KI-Assistentin von WEBklar antwortet, wie lange wir Ihre Angaben speichern und wo Sie diesen Abschnitt finden. Passt Ihre Anfrage nicht zu uns, schreiben wir Ihnen nicht; die Daten speichern wir dann trotzdem bis zur Kürzung (siehe unten), damit wir den Beitrag nicht noch einmal bewerten.

Die Gesuche finden wir auf zwei Wegen. Erstens schicken uns Plattformen auf unseren Suchauftrag Benachrichtigungs-E-Mails (derzeit Kleinanzeigen, freelancermap und freelance.de); diese Plattformen rufen wir nicht selbst ab. Zweitens findet ein KI-Assistent mit einer Websuche öffentliche Beiträge im Netz und in Frage-Foren, derzeit in den Foren gutefrage.net, forum-hilfe.de, wer-weiss-was.de und wpde.org sowie auf anderen öffentlichen Webseiten. Die Suche und den Abruf der Seiten führt Anthropic aus. Von der Suche ausgenommen sind Plattformen, die automatisierte Zugriffe untersagen, derzeit unter anderem Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing, Reddit, Upwork, Fiverr und MyHammer. Wir suchen nach Gesuchen, nicht nach bestimmten Personen.

Wir speichern den Titel des Beitrags, den Beitragstext (höchstens 4000 Zeichen), den Link, das Datum, Ort und Postleitzahl, wenn sie genannt sind, die Plattform, eine Punktzahl mit kurzer Begründung und, wenn der Beitrag um eine Antwort per E-Mail bittet, die E-Mail-Adresse aus dem Beitrag. Ein eigenes Feld für Ihren Namen gibt es nicht; steht Ihr Name im Titel oder im Text, speichern wir ihn damit. Telefonnummern entfernen wir beim Speichern automatisch aus dem Text; das folgt einer Faustregel und erkennt nicht jede Schreibweise. Dazu kommen der Entwurf unserer Antwort, die gesendete Nachricht mit Text und Zeitpunkt und ein Protokoll der einzelnen Arbeitsschritte, zum Beispiel „Neue Anfrage: Titel des Beitrags“.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist, auf öffentliche Gesuche nach Website-Leistungen zu antworten. Wir melden uns je Anfrage von uns aus nur einmal, und Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen.

Wir speichern die Daten auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Abschnitt 3). Für die Bewertung, den Entwurf und die Websuche setzen wir das Sprachmodell Claude der Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, als Auftragsverarbeiter ein. Anthropic erhält dafür den Titel, den Text und den Ort des Beitrags sowie bei der Websuche unsere Suchaufträge und die gefundenen Seiten. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden, abgesichert durch Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Die Bewertung der KI entscheidet nicht allein: Sie bereitet nur einen Entwurf vor. Ob und was wir Ihnen schreiben, entscheidet ein Mitarbeiter (Abschnitt 14).

Wie lange wir die Daten speichern: Wir kürzen Ihre Daten spätestens 90 Tage nach dem Fund. Sagen Sie uns, dass Sie kein Interesse haben, kürzen wir sie innerhalb von 30 Tagen; widersprechen Sie, sperren und kürzen wir sie sofort. Kürzen heißt: Wir löschen Titel, Beitragstext, Link, E-Mail-Adresse, Entwurf und unsere Nachricht an Sie und bereinigen die zugehörigen Einträge im Protokoll. Übrig bleiben nur pseudonymisierte Prüfwerte (Hash-Werte) des Beitrags und gegebenenfalls Ihrer E-Mail-Adresse sowie Ort, Plattform, Punktzahl, Status und die Zeitpunkte von Beitrag und Fund, jedoch ohne Titel, Text, Link und Kontaktdaten. Ein Hash-Wert ist ein Prüfwert, aus dem sich der ursprüngliche Inhalt nicht ablesen lässt; wir erkennen damit nur, wenn derselbe Beitrag oder dieselbe E-Mail-Adresse noch einmal auftaucht, und schreiben Ihnen dann nicht noch einmal. Haben Sie uns geantwortet und übernehmen wir Ihre Angaben als Kontakt oder Kunde in unsere Kundenverwaltung, gelten für diese Daten stattdessen Abschnitt 5 und, wenn ein Vertrag zustande kommt, die Abschnitte 7 und 9.

Für Kopien außerhalb der Datenbank gilt Folgendes. Die Benachrichtigungs-E-Mails der Plattformen enthalten die Anzeigentexte und liegen in einem eigenen E-Mail-Postfach; eine Postfach-Regel löscht sie dort spätestens nach 90 Tagen. Eine E-Mail, die ein Mitarbeiter Ihnen sendet, liegt außerdem in unserem Postfach; dafür gilt Abschnitt 8 und, soweit die E-Mail ein Geschäftsbrief ist, die Frist aus Abschnitt 9. In den Datensicherungen unseres Servers (Abschnitt 12) können gekürzte Daten noch kurze Zeit enthalten sein, bis die Sicherungen überschrieben werden. Die Antwort, die wir auf einer Plattform abschicken, sehen auch deren Betreiber; dafür gelten dessen Datenschutzhinweise.

12. Empfänger im Überblick

• Hetzner Online GmbH: Hosting, E-Mail und Datensicherung (Auftragsverarbeiter)
• UptimeRobot s. r. o.: Überwachung der Erreichbarkeit, Daten auch außerhalb der EU (insbesondere USA), Auftragsverarbeiter (Abschnitt 3)
• Stripe: Zahlungsabwicklung und Eröffnung des Stripe-Kontos für den Webshop und den Buchungskalender unserer Kunden (Abschnitte 6d, 6f und 7)
• Anthropic Ireland, Limited: Bewertung öffentlicher Anfragen, Entwurf von Antworten sowie Websuche und Seitenabruf durch ein Sprachmodell (Auftragsverarbeiter, Daten auch in den USA, Abschnitt 11)
• Plattformen, auf denen wir Ihre Anfrage beantworten, zum Beispiel Kleinanzeigen: Unsere Antwort läuft über deren Dienst (Abschnitt 11)
• Porkbun LLC: bisheriger E-Mail-Dienst, nur noch bis zur Löschung älterer E-Mails (Abschnitt 8)
• Domain-Registrar und Vergabestellen, sofern wir eine Domain für Sie registrieren (Abschnitt 10)
• Steuerberatung und Behörden, soweit gesetzlich erforderlich

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Auf eine Einwilligung stützen wir derzeit nur die erweiterte Reichweitenmessung auf webklar.com (Abschnitt 4a).

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, poststelle@datenschutz.rlp.de.

14. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Einzelentscheidungen nach Art. 22 DSGVO

Für einen Vertrag mit uns brauchen wir die dafür nötigen Angaben. Ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen. Darüber hinaus sind Sie nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Entscheidungen, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO), treffen wir nicht automatisiert. Die Bewertung öffentlicher Anfragen durch einen KI-Assistenten (Abschnitt 11) bereitet nur eine Antwort vor; ob und was wir antworten, entscheidet ein Mitarbeiter, der die Antwort von Hand abschickt.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.