Rechtstexte und K15: Prüfbefunde F5–F8 (AVV genauer, PDF-Prüfsumme, Unterlagen der vereinbarten Fassung)

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docs/rechtliches/avv-terminplaner.md

@@ -28,7 +28,7 @@ zwischen dem Kunden als Verantwortlichem („Kunde“) und der WEBklar GbR, Am S
 
 ## 3. Datenarten und Betroffene
 
-(1) Daten der Gäste: Name und E-Mail-Adresse; auf Einstellung des Kunden außerdem Telefonnummer, eine Nachricht und Zusatzfelder, die der Kunde im Formular festlegt; die gebuchte Leistung, die Person oder der Platz und der Termin; der Status der Buchung mit den Zeitpunkten (Anlegen, Bestätigung, Annahme, Absage, Widerruf); der Nachweis der Zustimmungen als Zeitpunkt und als Hashes (Prüfsummen) der gezeigten Texte; der Wunsch nach einer Erinnerung; der Zustellstatus der E-Mails an den Gast.
+(1) Daten der Gäste: Name und E-Mail-Adresse; auf Einstellung des Kunden außerdem Telefonnummer, eine Nachricht und Zusatzfelder, die der Kunde im Formular festlegt; die gebuchte Leistung, die Person oder der Platz und der Termin; der Status der Buchung mit den Zeitpunkten (Anlegen, Bestätigung, Annahme, Absage, Widerruf); Absagegrund und Vermerke zu einer Absage oder einem Widerruf (Freitext, auch mit dem Namen aus einer Widerrufserklärung); Preis, Zahlart, Zahlungsstatus und die Angabe, ob als Verbraucher gebucht wurde; der Nachweis der Zustimmungen (Fassung der Gästetexte, Zeitpunkt, Text des Buchungsknopfs, Anrede und Hashes (Prüfsummen) der gezeigten Texte); der Wunsch nach einer Erinnerung; der Zustellstatus der E-Mails an den Gast.
 
 (2) Daten der Beschäftigten des Kunden: Namen oder Bezeichnungen der Personen oder Plätze, deren Arbeitszeiten und Abwesenheiten sowie ein geheimer Kalender-Link je Person oder Platz.
 
@@ -44,7 +44,7 @@ zwischen dem Kunden als Verantwortlichem („Kunde“) und der WEBklar GbR, Am S
 
 (1) WEBklar verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden, auch in Bezug auf eine Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation. Das gilt nicht, wenn das Recht der Europäischen Union oder Deutschlands WEBklar zu einer Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall teilt WEBklar dem Kunden die Pflicht vorher mit, soweit das Gesetz es nicht verbietet.
 
-(2) Mit der Bestellung weist der Kunde WEBklar an, den Terminplaner nach seinen Einstellungen und der Leistungsbeschreibung zu betreiben. Weitere Weisungen ergeben sich aus den Einstellungen im Kundenportal (Leistungen, Personen oder Plätze, Zeiten, Felder des Formulars, Aufbewahrungsdauer, Erinnerungen, Einschalten und Ausschalten). Sonstige Weisungen erteilt der Kunde in Textform, etwa im Chat des Kundenportals. Weisungen, die über diese Einstellungen hinausgehen, setzt WEBklar nur um, wenn das technisch vorgesehen ist; sonst kann der Kunde den Terminplaner abschalten lassen (Nr. 8 Abs. 6 der Leistungsbeschreibung).
+(2) Mit der Bestellung weist der Kunde WEBklar an, den Terminplaner nach seinen Einstellungen und der Leistungsbeschreibung zu betreiben. Weitere Weisungen ergeben sich aus den Einstellungen im Kundenportal (Leistungen, Personen oder Plätze, Zeiten, Felder des Formulars, Aufbewahrungsdauer, Erinnerungen, Einschalten und Ausschalten). Sonstige Weisungen erteilt der Kunde in Textform, etwa im Chat des Kundenportals. Weisungen, die über diese Einstellungen hinausgehen, setzt WEBklar nur um, wenn das technisch vorgesehen ist; sonst kann der Kunde den Terminplaner abschalten lassen (Nr. 8 Abs. 6 der Leistungsbeschreibung). Die Löschung auf Weisung nach Nummer 9 Abs. 6 setzt WEBklar immer um.
 
 (3) Hält WEBklar eine Weisung für rechtswidrig, weist es den Kunden unverzüglich darauf hin. WEBklar darf die Ausführung aussetzen, bis der Kunde die Weisung ändert oder die Rechtslage geklärt ist.
 
@@ -62,7 +62,7 @@ WEBklar setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder e
 
 (1) Der Kunde genehmigt den Einsatz der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, für den Betrieb des Servers, auf dem der Terminplaner läuft, und für dessen Sicherung (Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland) sowie für den Versand der Buchungs-E-Mails über den SMTP-Dienst des Webhostings (Rechenzentrum Nürnberg, Deutschland). Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
 
-(2) Will WEBklar einen weiteren Unterauftragsverarbeiter hinzuziehen oder einen ersetzen, teilt es das dem Kunden mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Kunde kann innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen. WEBklar setzt den neuen Unterauftragsverarbeiter nicht vor Ablauf dieser Frist ein. Kündigt ein Unterauftragsverarbeiter von WEBklar eine eigene Änderung mit kürzerer Frist an, informiert WEBklar den Kunden unverzüglich, nachdem die Ankündigung eingegangen ist; der Kunde kann dann unverzüglich widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann der Kunde den Terminplaner abschalten lassen und WEBklar ihn für diese Website zu dem Zeitpunkt beenden, zu dem der neue Unterauftragsverarbeiter eingesetzt wird. Die Daten werden dann nach Nummer 9 gelöscht, auf Verlangen des Kunden sofort.
+(2) Will WEBklar einen weiteren Unterauftragsverarbeiter hinzuziehen oder einen ersetzen, teilt es das dem Kunden mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Kunde kann innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen. WEBklar setzt den neuen Unterauftragsverarbeiter nicht vor Ablauf dieser Frist ein. Kündigt ein Unterauftragsverarbeiter von WEBklar eine eigene Änderung mit kürzerer Frist an, informiert WEBklar den Kunden unverzüglich, nachdem die Ankündigung eingegangen ist; der Kunde kann dann unverzüglich widersprechen. Einigen sich die Parteien nicht, kann der Kunde den Terminplaner abschalten lassen und WEBklar ihn für diese Website zu dem Zeitpunkt beenden, zu dem der neue Unterauftragsverarbeiter eingesetzt wird. Die Daten werden dann nach Nummer 9 gelöscht, auf Weisung des Kunden früher (Nummer 9 Abs. 6).
 
 (3) WEBklar verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf die Datenschutzpflichten nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO. Bei der Hetzner Online GmbH ist das deren Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den WEBklar abgeschlossen hat. Kommt ein Unterauftragsverarbeiter seinen Datenschutzpflichten nicht nach, haftet WEBklar dem Kunden für die Einhaltung dieser Pflichten (Art. 28 Abs. 4 Satz 2 DSGVO).
 
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 (4) WEBklar unterstützt den Kunden bei seinen Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO. Dazu gehören die Angaben, die er für sein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und für eine etwaige Datenschutz-Folgenabschätzung braucht.
 
-(5) Die Buchung speichert als Nachweis der Zustimmungen nur den Zeitpunkt und die Hashes der Texte, die der Gast gesehen hat, nicht die Texte selbst. Damit sich der Wortlaut nachweisen lässt, bewahrt WEBklar jede Fassung der Gästetexte (Hinweis am Formular, Texte der Haken, Datenschutz-Absatz und Widerrufsbelehrung für Gäste) mit dem Zeitraum ihrer Verwendung auf, bis drei Jahre nach dem Ende des Terminplaners. WEBklar stellt sie dem Kunden auf Verlangen zur Verfügung.
+(5) Die Buchung speichert als Nachweis der Zustimmungen die Fassung der Gästetexte, den Zeitpunkt, den Text des Buchungsknopfs, die Anrede und Hashes der übrigen Texte, die der Gast gesehen hat, nicht diese Texte selbst. Damit sich der Wortlaut nachweisen lässt, bewahrt WEBklar jede Fassung der Gästetexte (Hinweis am Formular, Texte der Haken, Datenschutz-Absatz und Widerrufsbelehrung für Gäste) mit dem Zeitraum ihrer Verwendung auf, bis drei Jahre nach dem Ende des Terminplaners. WEBklar stellt sie dem Kunden auf Verlangen zur Verfügung.
 
 (6) Die Gäste informiert der Kunde (Art. 13 DSGVO; Nummer 11 Abs. 2).
 
@@ -86,7 +86,7 @@ WEBklar setzt nur Personen ein, die zur Vertraulichkeit verpflichtet sind oder e
 
 (1) Nicht bestätigte Buchungen löscht WEBklar 48 Stunden nach Ablauf der Bestätigungsfrist von 30 Minuten.
 
-(2) Abgesagte und abgelehnte Termine löscht WEBklar 30 Tage nach der Absage oder Ablehnung.
+(2) Abgesagte und abgelehnte Termine löscht WEBklar 30 Tage nach der Absage oder Ablehnung. Terminanfragen, die der Kunde bis zum angefragten Terminbeginn nicht beantwortet, behandelt der Terminplaner als abgelehnt; die 30 Tage laufen dann ab diesem Zeitpunkt.
 
 (3) Bestätigte und erledigte Termine löscht WEBklar nach der Aufbewahrungsdauer, gerechnet ab dem Ende des Termins. Der Kunde stellt sie im Kundenportal ein; die Vorgabe sind 90 Tage, einstellbar sind 14 bis 365 Tage.
 
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 (5) Der Löschlauf läuft täglich; gelöscht wird frühestens nach Ablauf der jeweiligen Frist. Ist an einem Tag mehr zu löschen, als ein Lauf schafft, folgt der Rest im nächsten Lauf.
 
-(6) Ist der Terminplaner abgeschaltet oder das Wartungs-Abo beendet, löscht WEBklar alle Termindaten und die Einstellungen 30 Tage danach. Bis dahin kann der Kunde die Termine im Kundenportal als CSV-Datei exportieren. Beginnt innerhalb dieser Frist wieder ein Wartungs-Abo, schaltet WEBklar den Terminplaner mit den vorhandenen Daten und Einstellungen wieder ein (Nr. 8 Abs. 4 der Leistungsbeschreibung). Auf Weisung des Kunden löscht WEBklar die Daten früher.
+(6) Ist der Terminplaner abgeschaltet oder das Wartungs-Abo beendet, löscht WEBklar alle Termindaten und die Einstellungen 30 Tage danach. Bis dahin kann der Kunde die Termine im Kundenportal als CSV-Datei exportieren. Beginnt innerhalb dieser Frist wieder ein Wartungs-Abo, schaltet WEBklar den Terminplaner mit den vorhandenen Daten und Einstellungen wieder ein (Nr. 8 Abs. 4 der Leistungsbeschreibung). Früher löscht der Kunde einzelne Gastdaten selbst mit der Aktion „Gastdaten löschen“ (Nummer 8 Abs. 2); alle Daten löscht WEBklar auf Weisung des Kunden in Textform unverzüglich.
 
 (7) Entwürfe aus dem Fragebogen, aus denen keine Bestellung geworden ist, löscht WEBklar 90 Tage nach der letzten Änderung.
 
@@ -136,9 +136,9 @@ WEBklar stellt dem Kunden alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis de
 | Speicher im Browser | Es werden keine Cookies gesetzt, und der Terminplaner speichert nichts im Browser des Gastes (kein lokaler Speicher, kein Sitzungsspeicher). Das Widget sendet seine Anfragen ohne Cookies, liest weder den Referrer noch die Zeitzone des Browsers und ruft nur die Schnittstelle des Terminplaners auf. |
 | Zugriffskontrolle | Das Kundenportal ist nur nach Anmeldung erreichbar; jeder Kunde sieht nur die Daten seiner eigenen Projekte. Die öffentliche Schnittstelle des Widgets liefert nur für einen eingeschalteten Terminplaner Daten und ist über den Website-Schlüssel (Site-Key) adressiert; Buchungen nimmt sie nur von Seiten des Kunden und des Portals an. Der Kalender-Link enthält ein geheimes Token, das mit einem Vergleich in konstanter Zeit geprüft wird. |
 | Missbrauchsschutz | Ein verstecktes Feld (Honeypot), eine Mindestzeit bis zum Absenden des Formulars mit signiertem Formular-Token und eine Mindestantwortzeit schützen vor automatisierten Buchungen. Grenzen je IP-Adresse, je Website und je E-Mail-Adresse sowie das Mailbudget je Stunde (insgesamt und je Funktion) gelten nur im Arbeitsspeicher; ein Neustart leert sie. |
-| Datenminimierung | Pflicht sind immer nur Name und E-Mail-Adresse; ob Telefonnummer, Nachricht und Zusatzfelder abgefragt werden, legt der Kunde fest. Mit der Buchung werden keine IP-Adresse und kein Browser-Kennzeichen gespeichert. Der Nachweis der Zustimmungen besteht aus dem Zeitpunkt und Hashes der gezeigten Texte, nicht aus den Texten. Nach dem Versand einer E-Mail werden Empfängeradresse und Inhalt in der Warteschlange geleert. |
-| Trennung | Alle Buchungen, Belegungen und Warteschlangeneinträge tragen die Kennung der Funktion (eines Terminplaners je Website-Projekt); Abfragen erfolgen nur je Funktion. Die Einstellungen liegen je Funktion in einem eigenen Dokument. |
-| Löschung | Täglicher Löschlauf für Buchungen, Belegungen, Warteschlange und Entwürfe nach den Fristen der Nummer 9; Termindaten und Einstellungen abgeschalteter Funktionen 30 Tage nach dem Abschalten. Vor jeder Löschung wird der Zustand frisch gelesen; bei einem Lesefehler wird nichts gelöscht. |
+| Datenminimierung | Pflicht sind immer nur Name und E-Mail-Adresse; ob Telefonnummer, Nachricht und Zusatzfelder abgefragt werden, legt der Kunde fest. Mit der Buchung werden keine IP-Adresse und kein Browser-Kennzeichen gespeichert. Der Nachweis der Zustimmungen besteht aus der Fassung der Gästetexte, dem Zeitpunkt, dem Text des Buchungsknopfs, der Anrede und Hashes der übrigen gezeigten Texte, nicht aus diesen Texten. Nach dem Versand einer E-Mail werden Empfängeradresse und Inhalt in der Warteschlange geleert. |
+| Trennung | Alle Buchungen, Belegungen und Warteschlangeneinträge tragen die Kennung der Funktion (eines Terminplaners je Website-Projekt); Das Kundenportal und die öffentliche Schnittstelle lesen immer nur die Daten der jeweiligen Funktion. Die Hintergrundläufe (Löschung, Versand der E-Mails, Erinnerungen) gehen die Dokumente aller Funktionen nacheinander durch und schreiben jeweils nur in das Dokument, um das es geht. Die Einstellungen liegen je Funktion in einem eigenen Dokument. |
+| Löschung | Täglicher Löschlauf für Buchungen, Belegungen, Warteschlange und Entwürfe nach den Fristen der Nummer 9; Termindaten und Einstellungen abgeschalteter Funktionen 30 Tage nach dem Abschalten. Vor der Löschung einer Buchung, einer abgeschalteten Funktion oder eines nicht bestellten Fragebogens wird der Zustand frisch gelesen; bei einem Lesefehler wird nichts gelöscht. |
 | Protokolle | Die Programmprotokolle des Terminplaners und der Tagesbericht enthalten nur Zählungen und Buchungsnummern, keine Namen, E-Mail-Adressen oder Nachrichten von Gästen. Server-Protokolle des Webservers werden nach 14 Tagen gelöscht (Anlage 2 der Abo-Bedingungen). |
 | Datensicherung | Tägliche Vollsicherung des Servers durch Hetzner; verfügbar sind die letzten sieben Tagessicherungen (§ 3 Abs. 5 der Abo-Bedingungen). |
 | Rechenzentrum | Hetzner Online GmbH, Rechenzentren Falkenstein und Nürnberg (Deutschland). Hetzner ist nach ISO/IEC 27001 zertifiziert; der Geltungsbereich umfasst die Hosting-Dienstleistungen und die Rechenzentren. |