Datenschutzerklärung

Stand 05.10.2026

Hier erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie unsere Websites besuchen, unser Kundenportal nutzen oder mit uns einen Vertrag schließen, und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

WEBklar GbR, Am Schwimmbad 10, 67722 Winnweiler, vertreten durch die Gesellschafter Kenso Grimm und Justin Klein
Telefon 0176 23726355 · E-Mail support@webklar.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten.

2. Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die Website webklar.com, für das Kundenportal project.webklar.com einschließlich der Vorschauseiten unter *.project.webklar.com und für unsere Leistungen, insbesondere unsere Abos (Hosting-Abo und Wartungs-Abo).

Websites, die wir im Auftrag unserer Kunden betreiben, verantwortet der jeweilige Kunde. Dort verarbeiten wir Daten als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des Kunden. Informationen dazu finden Sie in der Datenschutzerklärung der jeweiligen Website.

3. Hosting, Server-Protokolle und Überwachung der Erreichbarkeit

Unsere Websites und das Kundenportal laufen auf einem Server, den wir bei der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland) betreiben. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen. Hetzner verarbeitet die Daten ausschließlich in der EU.

Bei jedem Aufruf speichert der Server kurzzeitig Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Browser und Betriebssystem. Wir brauchen sie, um die Seiten auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu finden. Wiederholte fehlgeschlagene Anmeldeversuche führen zu einer automatischen, vorübergehenden Sperre der IP-Adresse.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und funktionsfähigen Betrieb. Die Protokolle löschen wir nach 14 Tagen, es sei denn, ein konkreter Sicherheitsvorfall muss aufgeklärt werden.

Ob unsere Websites, das Kundenportal und die Websites, die wir im Rahmen unserer Abos betreiben, erreichbar sind, prüfen wir automatisch von außen. Dafür nutzen wir den Dienst der UptimeRobot s. r. o., Obchodná 507/2, 811 06 Bratislava (Slowakei). UptimeRobot ruft die überwachten Websites in regelmäßigen Abständen auf, so wie ein Besucher, und benachrichtigt uns, wenn eine Website nicht erreichbar ist. Dafür erhält UptimeRobot die Adressen (URLs) der überwachten Websites. Daten der Besucher dieser Websites erhält UptimeRobot nicht.

Mit UptimeRobot haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen; er ist Teil der Nutzungsbedingungen von UptimeRobot. UptimeRobot verarbeitet diese Daten auch außerhalb der EU, insbesondere in den USA. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sie sind Teil des Auftragsverarbeitungsvertrags von UptimeRobot (uptimerobot.com/dpa); eine Kopie erhalten Sie auch bei uns. Rechtsgrundlage ist für die Websites unserer Abo-Kunden Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Überwachung zu den Leistungen des Abos gehört, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt auch hier im sicheren und funktionsfähigen Betrieb. Die Adresse einer Website entfernen wir bei UptimeRobot, sobald wir die Website nicht mehr betreiben.

4. Cookies und Speicher im Browser

Auf unseren eigenen Seiten (webklar.com und dem Kundenportal) setzen wir keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Werkzeuge ein und binden keine Inhalte fremder Anbieter wie Schriftarten oder Karten ein. Alle Bestandteile unserer Seiten werden von unserem eigenen Server geladen.

Diese Speicherungen sind unbedingt erforderlich, damit wir die von Ihnen gewünschten Funktionen bereitstellen können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig. Die Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Portal) bzw. lit. f DSGVO (Darstellung).

5. Kontaktaufnahme

Über das Kontaktformular auf webklar.com erheben wir Name, E-Mail-Adresse, Firma (freiwillig) und Ihre Nachricht. Die Angaben speichern wir in unserer eigenen Datenbank auf unserem Server. Schreiben Sie uns per E-Mail oder rufen Sie an, verarbeiten wir die Angaben, die Sie uns dabei mitteilen.

Wir nutzen die Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf einen Vertrag zielt, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an der Beantwortung). Entsteht kein Vertrag, löschen wir die Anfrage spätestens sechs Monate nach der letzten Nachricht.

6. Kundenportal

Für Ihr Kundenkonto verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur verschlüsselt gespeichert), Kundennummer sowie gegebenenfalls Anschrift und Telefonnummer. Im Portal kommen hinzu: Ihre Projekte (Dateien und Änderungsverlauf Ihrer Website), unsere Arbeitsnachweise, Nachrichten im Chat, Rechnungen, Ihre Abos und Bestellungen (Abschnitt 7) sowie gegebenenfalls Ihr Stundenkontingent. Schreiben Sie uns im Chat, erhalten unsere Mitarbeiter eine E-Mail-Benachrichtigung mit Ihrer Nachricht. Schreiben wir Ihnen im Chat, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit unserer Nachricht, höchstens eine alle 15 Minuten. Um Sie zu unterstützen, können unsere Mitarbeiter Ihr Portal so öffnen, wie Sie es sehen, und dabei für Sie News-Beiträge anlegen, ändern oder löschen und, wenn Sie den Terminplaner nutzen, dessen Einstellungen und Termine ansehen und ändern. Bestellungen, Zahlungen, Änderungen an Ihrem Passwort sowie Nachrichten oder Anträge in Ihrem Namen sind dabei ausgeschlossen. Jedes Öffnen und jede Änderung halten wir mit Mitarbeiter und Zeitpunkt fest und löschen diese Einträge nach 12 Monaten. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist die Nachvollziehbarkeit von Zugriffen auf Ihr Konto.

Im Chat können Sie uns auch Bilder, Fotos, Dateien und Sprachnachrichten schicken. Auf Kamera und Mikrofon greift das Portal nur zu, während Sie selbst ein Foto aufnehmen oder eine Sprachnachricht aufzeichnen, und nur, wenn Sie das in Ihrem Browser erlauben. Anhänge werden schon beim Hinzufügen auf unseren Server übertragen. Nicht gesendete Anhänge, auch solche, die Sie vor dem Senden wieder entfernen, löschen wir spätestens nach 24 Stunden. Gesendete Anhänge speichern wir wie Ihre Chat-Nachrichten. Die E-Mail-Benachrichtigung an unsere Mitarbeiter nennt nur Art und Namen der Anhänge, nicht die Dateien selbst.

Alle Portal-Daten liegen in unseren selbst betriebenen Systemen auf unserem Server bei Hetzner. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wir speichern die Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und danach bis zum Ablauf der Verjährungsfrist (in der Regel drei Jahre). Für Ihre Abos und Bestellungen gelten die Fristen in Abschnitt 7. Rechnungen bewahren wir wie in Abschnitt 9 beschrieben auf.

6a. News-Beiträge und Fotos

Mit der Funktion „News-Pinnwand“ können Sie im Kundenportal kurze Beiträge mit Titel, Text und Foto schreiben, die auf Ihrer eigenen Website erscheinen. Dafür verarbeiten wir den Inhalt Ihrer Beiträge, hochgeladene Fotos, Zettelfarbe und Anzeigedauer sowie die Zeitpunkte von Anlage, Änderung und Abnahme. Beiträge und Fotos speichern wir auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3).

Jedes Foto wird beim Hochladen neu kodiert und verkleinert. Dabei entfernen wir alle Metadaten, auch Angaben zum Aufnahmeort (GPS) und zur Kamera. Nicht verwendete Uploads löschen wir nach etwa 24 Stunden.

Veröffentlichte Beiträge sind auf Ihrer Website öffentlich sichtbar, bis die von Ihnen gewählte Anzeigedauer endet oder Sie den Beitrag abnehmen. Die Besucher Ihrer Website sehen dabei nur den Inhalt der Beiträge, nicht Ihre Kundendaten. Sie können Beiträge und Fotos jederzeit im Kundenportal löschen. Was beim Aufruf der Pinnwand durch einen Besucher übertragen wird, steht in der Datenschutzerklärung Ihrer Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Auf Ihren Wunsch oder wenn die Zusammenarbeit endet und wir die Funktion abschalten, ist die Pinnwand auf Ihrer Website nicht mehr erreichbar. Beiträge und Fotos löschen wir, wenn Sie sie selbst löschen, andernfalls nach den Fristen in Abschnitt 7.

6b. Website-Analyse auf Websites unserer Kunden

Sobald diese Funktion freigeschaltet ist, können Kunden mit Wartungs-Abo für ihre eigene Website eine Reichweitenmessung einschalten. Dabei verarbeiten wir die Daten der Besucher dieser Websites ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist. Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer eine Kundenwebsite besucht, findet die Informationen zur Messung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) auf der Website des Kunden, in der Regel unter „/datenschutz-analyse.html“. Die Daten liegen dann auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland.

6c. Online-Terminbuchung auf Websites unserer Kunden

Kunden mit Wartungs-Abo können auf ihrer eigenen Website eine Online-Terminbuchung anbieten („Terminplaner“), sobald wir die Funktion für sie freigeschaltet haben. Dabei verarbeiten wir die Daten der Personen, die dort einen Termin buchen („Gäste“), ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist. Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Verantwortliche sind wir für die Betriebsdaten des Kunden im Kundenportal, für den Entwurf seines Fragebogens und für seine Bestellung. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer auf der Website eines Kunden einen Termin bucht, findet die Informationen zur Buchung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) in der Datenschutzerklärung dieser Website. Anfragen von Gästen zu ihren Daten leiten wir an den Kunden weiter.

Für den Betrieb des Terminplaners speichern wir im Auftrag des Kunden: Name, E-Mail-Adresse und, wenn der Kunde diese Felder eingeschaltet hat, Telefonnummer, Nachricht und weitere Angaben des Gastes; die gewählte Leistung, Person oder den gewählten Platz und den Termin; den Stand der Buchung (zum Beispiel bestätigt, abgesagt oder widerrufen) mit den Zeitpunkten; als Nachweis den Zeitpunkt der Bestätigung und der Zustimmungen sowie die Fassung der angezeigten Hinweise; gegebenenfalls den Wunsch nach einer Erinnerung. Der Terminplaner ist nicht für Leistungen der Heilkunde und der Gesundheitsversorgung bestimmt; Gäste werden gebeten, keine Gesundheitsangaben zu machen.

Der Kunde sieht, ändert und löscht die Termine im Kundenportal. Dort verarbeiten wir als Verantwortliche seine Einstellungen für den Terminplaner (Betriebsangaben, Leistungen, Namen und Zeiten der gebuchten Personen oder Plätze, Öffnungszeiten, Absagefristen und Texte), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 6) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bevor der Kunde den Terminplaner bestellt, füllt er im Kundenportal einen Fragebogen aus (Branche und Betrieb, Personen oder Plätze, Leistungen, Zeiten, Regeln, Angaben von Gästen, Benachrichtigungen und Website); seine Eingaben speichern wir als Entwurf seiner Einstellungen. Bestellt er nicht, löschen wir den Entwurf 90 Tage nach der letzten Änderung, bei der Löschung seines Kundenkontos zugleich mit dem Konto. Die Bestellung und ihren Nachweis beschreibt Abschnitt 7. Für jede Person oder jeden Platz kann der Kunde einen geheimen Link erzeugen, mit dem er die bestätigten Termine in seinem Kalenderprogramm abonniert; wer den Link kennt, sieht diese Termine. Der Kunde kann den Link jederzeit durch einen neuen ersetzen.

Im Namen des Kunden senden wir E-Mails an Gäste (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Bestätigung, Änderung oder Absage eines Termins, Eingangsbestätigung eines Widerrufs und, wenn der Gast das gewählt hat, eine Erinnerung) und an den Kunden (neue Buchung, Absage, Widerruf). Der Versand läuft über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Nürnberg, Abschnitt 8); als Absender erscheint der Kunde, Antworten gehen an ihn. Wir verschicken keine Werbung, setzen keine Tracking-Pixel ein und erhalten keine Kopie. Bis zum Versand liegt jede E-Mail in einer Warteschlange. Nach dem Versand löschen wir dort Empfängeradresse und Inhalt, den Eintrag selbst nach sieben Tagen; E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, löschen wir nach 48 Stunden.

Beim Aufruf einer Kundenwebsite mit Terminbuchung lädt der Browser das Programm der Terminbuchung von unserem Server (project.webklar.com) und schon beim Laden der Seite die Konfiguration mit den Texten und Leistungen. Ist die Terminbuchung unmittelbar in die Seite eingebaut, holt sie die freien Termine, sobald der Gast durchklickt; sitzt sie hinter einem Knopf, geschieht das erst nach dem Klick auf den Knopf. Dabei gelten die Protokolle in Abschnitt 3. Die Terminbuchung setzt keine Cookies und speichert nichts im Browser des Gastes. Zum Schutz vor Missbrauch und um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (höchstens zehn Buchungen je zehn Minuten und je IP-Adresse), merken wir uns die Zeitpunkte der Aufrufe je IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft; mit der Buchung speichern wir die IP-Adresse nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb.

Löschfristen: Nicht bestätigte Buchungen löschen wir 48 Stunden nach Ablauf der Bestätigungsfrist von 30 Minuten, abgesagte oder abgelehnte Termine nach 30 Tagen, bestätigte Termine nach der Frist, die der Kunde eingestellt hat (Vorgabe 90 Tage, einstellbar von 14 bis 365 Tagen nach dem Termin). Nicht bestellte Entwürfe löschen wir 90 Tage nach der letzten Änderung. Endet das Wartungs-Abo oder schalten wir die Funktion ab, schalten wir den Terminplaner spätestens am folgenden Tag ab und löschen alle Termindaten und Einstellungen 30 Tage danach; beginnt innerhalb dieser Frist wieder ein Wartungs-Abo, schalten wir ihn mit den vorhandenen Daten wieder ein. In unseren Datensicherungen bleiben gelöschte Daten noch bis zu sieben Tage erhalten und werden dann überschrieben. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3).

7. Abos und Zahlung über Stripe

Schließen Sie eines unserer Abos ab, verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Rechnungsanschrift, das gewählte Abo und den gebuchten Zusatzspeicher, Abo- und Zahlungsstatus sowie Ihre Rechnungen. Zahlungsdaten wie Kartennummer oder IBAN geben Sie direkt bei unserem Zahlungsdienstleister ein. Wir erhalten davon nur eingeschränkte Angaben, etwa die Art des Zahlungsmittels und die letzten vier Ziffern.

Um Ihre Bestellungen nachweisen zu können, speichern wir bei jeder Bestellung Zeitpunkt, Version der Vertragsbedingungen, gegebenenfalls Ihre Angaben zum Leistungsbeginn sowie IP-Adresse und Browserkennung, im Kundenportal und als Angaben zum Abo bei Stripe. Das gilt für den Abschluss eines Abos, für den Wechsel vom Hosting-Abo ins Wartungs-Abo und für jede Bestellung von E-Mail-Zusatzspeicher. Außerdem halten wir Ihre Bestellungen und Änderungen als Vertragsereignisse mit Zeitpunkt und Status fest: Abschluss, Wechsel, Zusatzspeicher einschließlich Verringerungen, Kündigung und Widerruf. Bei Verringerungen, Kündigung und Widerruf speichern wir als Vertragsereignis nur Zeitpunkt und Status, keine IP-Adresse und Browserkennung. Den Stand Ihrer Bestellungen, etwa laufende Widerrufsfristen und die Einrichtung von Zusatzspeicher, sehen Sie im Kundenportal unter „Verträge“. Für uns sind die Vertragsereignisse zugleich die Aufgabenliste, um Änderungen am Zusatzspeicher umzusetzen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis des Vertragsschlusses und Ihrer Bestellungen. Diese Angaben löschen wir drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem Ihr letztes Abo endet.

Bestellen Sie eine Funktion (News-Pinnwand, Terminplaner), speichern wir als Nachweis die Texte und Fassungen, denen Sie zugestimmt haben, den Zeitpunkt Ihres Klicks auf „Zahlungspflichtig bestellen“, die Stripe-Sitzung, IP-Adresse und Browserkennung sowie Ihr Konto und die angemeldete Person. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der Nachweis des Vertragsschlusses und der Zustimmungen, insbesondere für den Widerruf. Diese Angaben löschen wir drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem Ihr letztes Abo endet. Den Entwurf Ihres Fragebogens speichern wir bis zu 90 Tage nach Ihrer letzten Änderung und löschen ihn danach, wenn Sie nichts bestellt haben.

Die Zahlungen wickelt die Stripe Payments Europe, Limited, 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland („Stripe“) ab. Stripe verarbeitet die Daten teils in unserem Auftrag und teils als eigener Verantwortlicher, etwa zur Betrugsvorbeugung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Dabei können Daten an die Stripe, LLC in den USA übermittelt werden. Die Stripe, LLC ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission besteht. Auf der Zahlungsseite von Stripe gelten dessen Datenschutzhinweise: stripe.com/de/privacy. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Beantragen Sie im Kundenportal eine Übernahmegutschrift, verarbeiten wir Ihre Angaben zum bisherigen Anbieter (Anbieter, Leistung, Domain, Rechnungsbetrag, bezahlter Zeitraum), Ihre Nachricht, die hochgeladenen Nachweise wie Rechnung oder Kündigungsbestätigung, die E-Mail-Adresse für unsere Antwort sowie Zeitpunkt und IP-Adresse Ihrer Bestätigung. Die Nachweise speichern wir auf unserem Server; unsere Mitarbeiter erhalten per E-Mail nur einen Hinweis auf den Antrag. Zur Prüfung fragen wir die öffentlichen DNS-Einträge der angegebenen Domain ab (Nameserver, Mailserver, IP-Adresse). Eine genehmigte Gutschrift buchen wir bei Stripe als Guthaben auf Ihr Kundenkonto. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für den Nachweis Ihrer Bestätigung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Nachweise zu abgelehnten Anträgen löschen wir sechs Monate nach der Entscheidung. Bei genehmigten Anträgen sind Antrag und Nachweise Beleg für die Gutschrift und werden wie in Abschnitt 9 beschrieben aufbewahrt.

Über die Seiten project.webklar.com/kuendigen.html und project.webklar.com/widerrufen.html können Sie Ihren Vertrag ohne Anmeldung kündigen oder widerrufen (§§ 312k, 356a BGB). Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Vertrag, beim E-Mail-Zusatzspeicher die Zahl der Pakete, die Sie kündigen, gegebenenfalls Ihre Kundennummer, bei der Kündigung außerdem Art und gewünschten Zeitpunkt der Kündigung und gegebenenfalls Ihre Begründung, sowie den Zeitpunkt, zu dem Ihre Erklärung bei uns eingegangen ist. Sind Sie im Kundenportal angemeldet, füllen wir Name, E-Mail-Adresse und Kundennummer aus Ihrem Konto vor. Wir nutzen die Angaben, um Ihre Erklärung zu bearbeiten: Anhand der E-Mail-Adresse ordnen wir sie Ihrem Abo zu, vermerken den Eingang beim Abo und tragen die Kündigung oder den Widerruf, soweit möglich, bei Stripe ein. Sie erhalten sofort eine Bestätigung des Eingangs mit Inhalt, Datum und Uhrzeit Ihrer Erklärung an die angegebene E-Mail-Adresse; unser Team erhält eine E-Mail mit diesen Angaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§§ 312k, 356a BGB) in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die IP-Adresse Ihres Aufrufs nutzen wir nur, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (höchstens zehn pro Stunde je IP-Adresse). Dafür merken wir uns die Zeitpunkte der Aufrufe je IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft; mit Ihrer Erklärung speichern wir die IP-Adresse nicht. Im Übrigen gilt für den Aufruf Abschnitt 3. Ihre Erklärung und unsere Bestätigung bewahren wir wie die übrigen Vertragsdaten drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem Ihr letztes Abo endet auf; soweit die E-Mails Geschäftsbriefe sind, gilt die Frist aus Abschnitt 9.

8. E-Mail

Vertragsbestätigungen, Benachrichtigungen und unsere sonstige Korrespondenz versenden und empfangen wir über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen. Die Postfächer liegen in Rechenzentren in Deutschland. Mit Hetzner haben wir einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen.

Die Übertragung ist verschlüsselt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei sonstiger Korrespondenz lit. f DSGVO. Auch die E-Mail-Postfächer, die wir Kunden im Rahmen unserer Abos bereitstellen, liegen bei der Hetzner Online GmbH in Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg). Für die Inhalte dieser Postfächer ist der jeweilige Kunde verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag in den Abo-Bedingungen (Anlage 1).

Bis September 2026 nutzten wir den E-Mail-Dienst der Porkbun LLC, 11575 SW Pacific Hwy PMB 40649, Tigard, OR 97223, USA. Für Porkbun besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission. Die Übermittlung erfolgte, soweit sie zur Durchführung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Beantwortung Ihrer Anfrage erforderlich war (Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO). Ältere E-Mails, die dort noch gespeichert sind, übertragen wir zu Hetzner und löschen sie anschließend bei Porkbun.

9. Buchhaltung und Rechnungen

Rechnungen erstellen wir mit einer Buchhaltungssoftware, die wir selbst auf unserem Server betreiben, bzw. für die Abos über Stripe. Soweit erforderlich, geben wir Buchhaltungsdaten an unsere Steuerberatung und an Finanzbehörden weiter. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Rechnungen und Buchungsbelege bewahren wir acht Jahre auf (§ 147 AO, § 14b UStG), Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Fristen beginnen mit dem Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

10. Domains unserer Kunden

Registrieren wir für Sie eine Domain, geben wir die Daten des Domaininhabers (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) an den Domain-Registrar, die Hetzner Online GmbH, und an die zuständige Vergabestelle weiter, bei .de-Domains an die DENIC eG in Frankfurt am Main. Sie verarbeiten die Daten als eigene Verantwortliche. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Interessenten

Sprechen wir Unternehmen als mögliche Kunden an, verarbeiten wir öffentlich verfügbare Geschäftsdaten: Firmenname, Ansprechpartner, geschäftliche Kontaktdaten und Angaben zur bestehenden Website. Quellen sind etwa die Website des Unternehmens und öffentliche Branchenverzeichnisse. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen. Besteht kein Interesse oder widersprechen Sie, löschen wir die Daten. Ohne Kontakt löschen wir sie spätestens nach zwölf Monaten.

12. Empfänger im Überblick

• Hetzner Online GmbH: Hosting, E-Mail und Datensicherung (Auftragsverarbeiter)
• UptimeRobot s. r. o.: Überwachung der Erreichbarkeit, Daten auch außerhalb der EU (insbesondere USA), Auftragsverarbeiter (Abschnitt 3)
• Stripe: Zahlungsabwicklung (Abschnitt 7)
• Porkbun LLC: bisheriger E-Mail-Dienst, nur noch bis zur Löschung älterer E-Mails (Abschnitt 8)
• Domain-Registrar und Vergabestellen, sofern wir eine Domain für Sie registrieren (Abschnitt 10)
• Steuerberatung und Behörden, soweit gesetzlich erforderlich

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Derzeit stützen wir keine Verarbeitung auf eine Einwilligung.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz, poststelle@datenschutz.rlp.de.

14. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen

Für einen Vertrag mit uns brauchen wir die dafür nötigen Angaben. Ohne sie können wir den Vertrag nicht schließen. Darüber hinaus sind Sie nicht verpflichtet, uns Daten bereitzustellen. Automatisierte Entscheidungen einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO finden nicht statt.

15. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.