Webklar-Kundenbereich/docs/rechtliches/termine-datenschutz-absatz.md

ENTWURF – nur Pilot, vor Einsatz bei fremden Betrieben prüfen

Datenschutz-Absatz „Online-Terminbuchung“ für die Website des Betriebs

Fassung 2026-10-02. Grundlage: recherche-recht.md Abschnitt 11.1. Der Absatz gehört in die Datenschutzerklärung der Website des Betriebs (der Betrieb ist Verantwortlicher, WEBklar Auftragsverarbeiter). Die Einbauanleitung für Mitarbeiter (docs/funktionen/termine-einbau.md, TP2) verweist hierher. Für die Datenschutzerklärung von WEBklar selbst gilt termine-datenschutz-6c-entwurf.md.

Zwei Fassungen weiter unten: Sie und Du. Nimm die Fassung, die zur Datenschutzerklärung der Website passt (in der Regel zur anrede des Betriebs).

Platzhalter und optionale Sätze

• {{Firma}}, {{Anschrift}}, {{E-Mail}}, {{Telefon}}: Betriebsangaben aus der Einstellung. {{Tage}}: Aufbewahrung nach dem Termin (aufbewahrungTage, Vorgabe 90, einstellbar 14 bis 365).
• [[wenn …: …]]: Satz oder Satzteil nur aufnehmen, wenn die genannte Einstellung aktiv ist; sonst samt Klammern streichen.

Löschfristen (Vorgaben des Löschlaufs, im Text unten verwendet)

Daten	Frist
Nicht bestätigte Buchung (Status „verfallen“)	48 Stunden nach Ablauf der Bestätigungsfrist (30 Minuten)
Abgesagter oder abgelehnter Termin	30 Tage
Bestätigter, erledigter oder nicht wahrgenommener Termin	aufbewahrungTage (Vorgabe 90) nach dem Ende des Termins
Terminanfrage, deren Beginn verstrichen ist	gilt als abgelehnt (durch das System), dann 30 Tage
Funktion abgeschaltet (zum Beispiel Wartungs-Abo beendet)	alle Termindaten 30 Tage nach dem Abschalten
Versandwarteschlange für E-Mails	Empfängeradresse und Inhalt werden nach dem Versand geleert, der Eintrag nach 7 Tagen gelöscht; nicht zustellbare Einträge nach 48 Stunden

Abweichungen von Abschnitt 11.1 der Recherche

1. Server-Protokolle: 11.1 sagt, IP-Adresse und Browserangaben würden „nicht gespeichert“. Der Server von WEBklar protokolliert sie aber kurzzeitig (Datenschutzerklärung von WEBklar Abschnitt 3: 14 Tage). Der Absatz sagt das jetzt offen.
2. Rechtsgrundlage: Bei einer sofort verbindlichen Buchung kommt der Vertrag mit der Bestätigung zustande; „vorvertragliche Maßnahmen“ passt nur für Terminanfragen. Beide Fälle stehen im Text. Neu: Widerruf über die Widerrufsfunktion (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, § 356a BGB).
3. Aufruf: Das Skript der Terminbuchung wird beim Aufruf der Seite geladen, nicht erst beim Klick auf den Knopf; der Text sagt das.
4. Nachweise: Gespeichert werden auch der Zeitpunkt der Zustimmungen und die Fassung der angezeigten Texte (Spezifikation, Feld nachweis).
5. Löschfristen angepasst (siehe Tabelle); 11.1 kannte nur „nicht bestätigt 48 Stunden“, „abgesagt 30 Tage“ und „bestätigt {{90}} Tage“.

Für die Rechtsprüfung offen

1. Server-Protokolle: Frist (14 Tage) und Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) müssen zur Datenschutzerklärung von WEBklar passen; bei Änderung dort hier nachziehen.
2. Drittländer: „Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt“ gilt nur, solange Server und E-Mail-Versand bei Hetzner in Deutschland bleiben (WEBklar-Datenschutzerklärung Abschnitte 3 und 8).
3. Löschlauf: „48 Stunden“ und „30 Tage“ sind die frühesten Zeitpunkte, an denen der Löschlauf löscht; er läuft in Abständen.
4. Kontakt der Gäste: Anfragen nach Auskunft oder Löschung gehen an den Betrieb; WEBklar leitet Anfragen, die bei ihr eingehen, als Auftragsverarbeiter weiter (in der Datenschutzerklärung von WEBklar, 6c).
5. Gesundheitsbereich: Der Terminplaner ist dafür nicht bestimmt; der Satz „Bitte keine Angaben zur Gesundheit“ steht auch im Formular.
6. Knopfmodus: Das Widget lädt die Konfiguration (Texte und Leistungen) im Knopfmodus schon beim Laden der Seite (R54); „Aufruf“ (Abweichung 3) stimmt also auch für diesen Abruf. Prüfen, ob der Text zwischen Skript und Konfiguration unterscheiden muss; beides geht an denselben Server.

Fassung Sie

Online-Terminbuchung

Auf unserer Website können Sie Termine online buchen. Dafür verarbeiten wir die folgenden Daten:

Welche Daten? Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Termin, die gewählte Leistung und die gewählte Person oder den gewählten Platzwenn Telefon-Feld aktiv: , auf Wunsch Ihre Telefonnummerwenn Nachricht oder Zusatzfelder aktiv: und die Angaben, die Sie uns im Formular mitteilen. Außerdem speichern wir, wann Sie den Termin bestätigt haben, welche Fassung der Hinweise Sie bei der Buchung gesehen haben und welche Zustimmungen Sie erteilt habenwenn Erinnerung angeboten: , zum Beispiel ob Sie eine Erinnerung gewünscht haben.

Wofür und auf welcher Grundlage? Wir brauchen die Daten, um Ihren Termin zu verwalten, Ihnen den Termin zu bestätigen und Sie über Änderungen oder Absagen zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über den gebuchten Termin, bei einer Terminanfrage vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage). wenn Erinnerung angeboten: Wenn Sie eine Erinnerung vor dem Termin wünschen, beruht diese auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie uns eine kurze Nachricht senden oder den Termin über den Link in der E-Mail absagen. wenn Gäste Verbraucher sein können: Widerrufen Sie einen Vertrag über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“, speichern wir Ihre Erklärung mit Datum und Uhrzeit und senden Ihnen eine Eingangsbestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB). Zum Schutz vor Missbrauch (zum Beispiel automatisierten Buchungen) und um die Zahl der Anfragen zu begrenzen, merken wir uns Ihre IP-Adresse kurzzeitig nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb der Terminbuchung).

E-Mails. Sie erhalten eine E-Mail, in der Sie Ihre E-Mail-Adresse und den Termin per Link bestätigen, danach eine Bestätigungwenn Erinnerung angeboten: und, wenn Sie das angekreuzt haben, eine Erinnerung. Sagen wir den Termin ab oder verschieben ihn, informieren wir Sie ebenfalls per E-Mail. Die E-Mails enthalten keine Werbung und keine Tracking-Pixel. Absender ist {{Firma}}, Ihre Antworten gehen an uns. Bis zum Versand liegt die E-Mail in einer Warteschlange; nach dem Versand wird dort die Empfängeradresse samt Inhalt gelöscht, nicht zustellbare E-Mails nach 48 Stunden.

Wer verarbeitet die Daten in unserem Auftrag? Den Terminkalender betreibt die WEBklar GbR, Am Schwimmbad 10, 67722 Winnweiler, als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Daten liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland (Rechenzentren Falkenstein und Nürnberg). Der E-Mail-Versand läuft ebenfalls über Hetzner. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Beim Aufruf der Terminbuchung. Beim Aufruf dieser Seite lädt Ihr Browser das Programm der Terminbuchung vom Server der WEBklar GbR (project.webklar.com), beim Öffnen der Terminbuchung zusätzlich die Termine und Texte. Dabei werden technisch bedingt Ihre IP-Adresse und Angaben zu Ihrem Browser übertragen. Der Server speichert sie kurzzeitig in Protokollen und löscht sie nach 14 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb). Wir setzen dafür keine Cookies und speichern nichts auf Ihrem Gerät.

Wie lange speichern wir? Nicht bestätigte Buchungen (der Bestätigungslink gilt 30 Minuten) löschen wir 48 Stunden nach Ablauf dieser Frist. Bestätigte Termine löschen wir {{Tage}} Tage nach dem Termin, abgesagte oder abgelehnte Termine 30 Tage nach der Absage oder Ablehnung. Terminanfragen, die wir bis zum Terminbeginn nicht beantworten, behandeln wir als abgelehnt. Wird die Online-Terminbuchung abgeschaltet, löschen wir alle Termindaten 30 Tage nach dem Abschalten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (zum Beispiel Rechnungen) bleiben davon unberührt; sie erfüllen wir außerhalb des Terminkalenders.

Pflicht zur Angabe. Ohne Name, E-Mail-Adresse und Terminwahl können wir keinen Termin online vergeben. wenn Telefon hinterlegt: Sie können uns auch telefonisch erreichen: {{Telefon}}. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Bitte machen Sie bei der Buchung keine Angaben zu Ihrer Gesundheit.

Ihre Rechte. Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Verantwortlich ist {{Firma}}, {{Anschrift}}, E-Mail {{E-Mail}}.

Fassung Du

Online-Terminbuchung

Auf unserer Website kannst du Termine online buchen. Dafür verarbeiten wir die folgenden Daten:

Welche Daten? Deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, den gewählten Termin, die gewählte Leistung und die gewählte Person oder den gewählten Platzwenn Telefon-Feld aktiv: , auf Wunsch deine Telefonnummerwenn Nachricht oder Zusatzfelder aktiv: und die Angaben, die du uns im Formular mitteilst. Außerdem speichern wir, wann du den Termin bestätigt hast, welche Fassung der Hinweise du bei der Buchung gesehen hast und welche Zustimmungen du erteilt hastwenn Erinnerung angeboten: , zum Beispiel ob du eine Erinnerung gewünscht hast.

Wofür und auf welcher Grundlage? Wir brauchen die Daten, um deinen Termin zu verwalten, dir den Termin zu bestätigen und dich über Änderungen oder Absagen zu informieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag über den gebuchten Termin, bei einer Terminanfrage vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage). wenn Erinnerung angeboten: Wenn du eine Erinnerung vor dem Termin wünschst, beruht diese auf deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Du kannst sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du uns eine kurze Nachricht sendest oder den Termin über den Link in der E-Mail absagst. wenn Gäste Verbraucher sein können: Widerrufst du einen Vertrag über die Schaltfläche „Vertrag widerrufen“, speichern wir deine Erklärung mit Datum und Uhrzeit und senden dir eine Eingangsbestätigung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB). Zum Schutz vor Missbrauch (zum Beispiel automatisierten Buchungen) und um die Zahl der Anfragen zu begrenzen, merken wir uns deine IP-Adresse kurzzeitig nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere Betrieb der Terminbuchung).

E-Mails. Du erhältst eine E-Mail, in der du deine E-Mail-Adresse und den Termin per Link bestätigst, danach eine Bestätigungwenn Erinnerung angeboten: und, wenn du das angekreuzt hast, eine Erinnerung. Sagen wir den Termin ab oder verschieben ihn, informieren wir dich ebenfalls per E-Mail. Die E-Mails enthalten keine Werbung und keine Tracking-Pixel. Absender ist {{Firma}}, deine Antworten gehen an uns. Bis zum Versand liegt die E-Mail in einer Warteschlange; nach dem Versand wird dort die Empfängeradresse samt Inhalt gelöscht, nicht zustellbare E-Mails nach 48 Stunden.

Wer verarbeitet die Daten in unserem Auftrag? Den Terminkalender betreibt die WEBklar GbR, Am Schwimmbad 10, 67722 Winnweiler, als unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Daten liegen auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland (Rechenzentren Falkenstein und Nürnberg). Der E-Mail-Versand läuft ebenfalls über Hetzner. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Beim Aufruf der Terminbuchung. Beim Aufruf dieser Seite lädt dein Browser das Programm der Terminbuchung vom Server der WEBklar GbR (project.webklar.com), beim Öffnen der Terminbuchung zusätzlich die Termine und Texte. Dabei werden technisch bedingt deine IP-Adresse und Angaben zu deinem Browser übertragen. Der Server speichert sie kurzzeitig in Protokollen und löscht sie nach 14 Tagen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist der sichere und funktionsfähige Betrieb). Wir setzen dafür keine Cookies und speichern nichts auf deinem Gerät.

Wie lange speichern wir? Nicht bestätigte Buchungen (der Bestätigungslink gilt 30 Minuten) löschen wir 48 Stunden nach Ablauf dieser Frist. Bestätigte Termine löschen wir {{Tage}} Tage nach dem Termin, abgesagte oder abgelehnte Termine 30 Tage nach der Absage oder Ablehnung. Terminanfragen, die wir bis zum Terminbeginn nicht beantworten, behandeln wir als abgelehnt. Wird die Online-Terminbuchung abgeschaltet, löschen wir alle Termindaten 30 Tage nach dem Abschalten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (zum Beispiel Rechnungen) bleiben davon unberührt; sie erfüllen wir außerhalb des Terminkalenders.

Pflicht zur Angabe. Ohne Name, E-Mail-Adresse und Terminwahl können wir keinen Termin online vergeben. wenn Telefon hinterlegt: Du kannst uns auch telefonisch erreichen: {{Telefon}}. Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Bitte mach bei der Buchung keine Angaben zu deiner Gesundheit.

Deine Rechte. Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen (Art. 15 bis 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit widerrufen. Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Verantwortlich ist {{Firma}}, {{Anschrift}}, E-Mail {{E-Mail}}.