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Datenschutzerklärung von WEBklar: Abschnitt 6c „Online-Terminbuchung auf Websites unserer Kunden“

Fassung 2026-10-05 (Stand der Datenschutzerklärung 05.10.2026). Markdown-Quelle des Abschnitts 6c in public/datenschutz.html; der Abschnitt steht dort wörtlich so (test/legalTexts.test.js prüft, dass beide übereinstimmen). Er beschreibt, was WEBklar selbst verarbeitet: als Auftragsverarbeiter für die Gäste der Betriebe und als Verantwortlicher für die Betriebsdaten, den Entwurf des Fragebogens und die Bestellung im Kundenportal. Den Text für die Website des Betriebs enthält termine-datenschutz-absatz.md.

Abschnitt (HTML)

<h2 id="termine">6c. Online-Terminbuchung auf Websites unserer Kunden</h2>
<p>Kunden mit Wartungs-Abo können auf ihrer eigenen Website eine Online-Terminbuchung anbieten („Terminplaner“), sobald wir die Funktion für sie freigeschaltet haben. Dabei verarbeiten wir die Daten der Personen, die dort einen Termin buchen („Gäste“), ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist. Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Verantwortliche sind wir für die Betriebsdaten des Kunden im Kundenportal, für den Entwurf seines Fragebogens und für seine Bestellung. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer auf der Website eines Kunden einen Termin bucht, findet die Informationen zur Buchung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) in der Datenschutzerklärung dieser Website. Anfragen von Gästen zu ihren Daten leiten wir an den Kunden weiter.</p>
<p>Für den Betrieb des Terminplaners speichern wir im Auftrag des Kunden: Name, E-Mail-Adresse und, wenn der Kunde diese Felder eingeschaltet hat, Telefonnummer, Nachricht und weitere Angaben des Gastes; die gewählte Leistung, Person oder den gewählten Platz und den Termin; den Stand der Buchung (zum Beispiel bestätigt, abgesagt oder widerrufen) mit den Zeitpunkten; als Nachweis den Zeitpunkt der Bestätigung und der Zustimmungen sowie die Fassung der angezeigten Hinweise; gegebenenfalls den Wunsch nach einer Erinnerung. Der Terminplaner ist nicht für Leistungen der Heilkunde und der Gesundheitsversorgung bestimmt; Gäste werden gebeten, keine Gesundheitsangaben zu machen.</p>
<p>Der Kunde sieht, ändert und löscht die Termine im Kundenportal. Dort verarbeiten wir als Verantwortliche seine Einstellungen für den Terminplaner (Betriebsangaben, Leistungen, Namen und Zeiten der gebuchten Personen oder Plätze, Öffnungszeiten, Absagefristen und Texte), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 6) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bevor der Kunde den Terminplaner bestellt, füllt er im Kundenportal einen Fragebogen aus (Branche und Betrieb, Personen oder Plätze, Leistungen, Zeiten, Regeln, Angaben von Gästen, Benachrichtigungen und Website); seine Eingaben speichern wir als Entwurf seiner Einstellungen. Bestellt er nicht, löschen wir den Entwurf 90 Tage nach der letzten Änderung, bei der Löschung seines Kundenkontos zugleich mit dem Konto. Die Bestellung und ihren Nachweis beschreibt Abschnitt 7. Für jede Person oder jeden Platz kann der Kunde einen geheimen Link erzeugen, mit dem er die bestätigten Termine in seinem Kalenderprogramm abonniert; wer den Link kennt, sieht diese Termine. Der Kunde kann den Link jederzeit durch einen neuen ersetzen.</p>
<p>Im Namen des Kunden senden wir E-Mails an Gäste (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Bestätigung, Änderung oder Absage eines Termins, Eingangsbestätigung eines Widerrufs und, wenn der Gast das gewählt hat, eine Erinnerung) und an den Kunden (neue Buchung, Absage, Widerruf). Der Versand läuft über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH (Rechenzentrum Nürnberg, Abschnitt 8); als Absender erscheint der Kunde, Antworten gehen an ihn. Wir verschicken keine Werbung, setzen keine Tracking-Pixel ein und erhalten keine Kopie. Bis zum Versand liegt jede E-Mail in einer Warteschlange. Nach dem Versand löschen wir dort Empfängeradresse und Inhalt, den Eintrag selbst nach sieben Tagen; E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, löschen wir nach 48 Stunden.</p>
<p>Beim Aufruf einer Kundenwebsite mit Terminbuchung lädt der Browser das Programm der Terminbuchung von unserem Server (project.webklar.com) und schon beim Laden der Seite die Konfiguration mit den Texten und Leistungen. Ist die Terminbuchung unmittelbar in die Seite eingebaut, holt sie die freien Termine, sobald der Gast durchklickt; sitzt sie hinter einem Knopf, geschieht das erst nach dem Klick auf den Knopf. Dabei gelten die Protokolle in Abschnitt 3. Die Terminbuchung setzt keine Cookies und speichert nichts im Browser des Gastes. Zum Schutz vor Missbrauch und um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (höchstens zehn Buchungen je zehn Minuten und je IP-Adresse), merken wir uns die Zeitpunkte der Aufrufe je IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft; mit der Buchung speichern wir die IP-Adresse nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb.</p>
<p>Löschfristen: Nicht bestätigte Buchungen löschen wir 48 Stunden nach Ablauf der Bestätigungsfrist von 30 Minuten, abgesagte oder abgelehnte Termine nach 30 Tagen, bestätigte Termine nach der Frist, die der Kunde eingestellt hat (Vorgabe 90 Tage, einstellbar von 14 bis 365 Tagen nach dem Termin). Nicht bestellte Entwürfe löschen wir 90 Tage nach der letzten Änderung. Endet das Wartungs-Abo oder schalten wir die Funktion ab, schalten wir den Terminplaner spätestens am folgenden Tag ab und löschen alle Termindaten und Einstellungen 30 Tage danach; beginnt innerhalb dieser Frist wieder ein Wartungs-Abo, schalten wir ihn mit den vorhandenen Daten wieder ein. Eine Ausnahme ist das Einrichtungs-Ticket, in dem wir die Einrichtung als Arbeitsnachweis festhalten (Abschnitt 6): Es bleibt mit einer Kurzfassung der Einstellungen bestehen und enthält keine Daten von Gästen. In unseren Datensicherungen bleiben gelöschte Daten noch bis zu sieben Tage erhalten und werden dann überschrieben. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3).</p>