Webklar-Kundenbereich/docs/rechtliches/termine-datenschutz-6c-entwurf.md

ENTWURF – nur Pilot, vor Einsatz bei fremden Betrieben prüfen

Datenschutzerklärung von WEBklar: Abschnitt 6c „Online-Terminbuchung auf Websites unserer Kunden“

Fassung 2026-10-02. Entwurf für public/datenschutz.html, nicht eingebaut und nicht veröffentlicht: Die Datei public/datenschutz.html bleibt bis TP2 unverändert (dort: Livegang des Terminplaners, Prüfrunde wie bei der Website-Analyse). Der Abschnitt beschreibt, was WEBklar selbst verarbeitet: als Auftragsverarbeiter für die Gäste der Betriebe und als Verantwortlicher für die Betriebsdaten im Kundenportal. Den Text für die Website des Betriebs enthält termine-datenschutz-absatz.md.

Einbau in TP2 (Checkliste)

1. Abschnitt als <h2 id="termine"> nach 6b (Website-Analyse) und vor 7 einfügen; Stil wie 6a und 6b.
2. Fassung (Stand) oben auf der Seite und in den Vertragsunterlagen nachziehen; docs/WEBklar-Datenschutzerklaerung.pdf neu erzeugen und in WOMS „Rechtliches“ hochladen (der Nutzer lädt die Fassung hoch).
3. Abschnitt 12 (Empfänger) nennt Hetzner bereits; keine neue Zeile nötig. Abschnitt 13 („Derzeit stützen wir keine Verarbeitung auf eine Einwilligung“) bleibt richtig, weil die Einwilligung zur Erinnerung beim Betrieb liegt.
4. Die Kachel und die Leistungsbeschreibung „Terminplaner“ sowie der AVV „Terminplaner“ (Geschwister des AVV Website-Analyse) müssen vor dem Livegang vorliegen; dieser Abschnitt verweist auf sie nicht, weil die Datenschutzerklärung keine Vertragsunterlagen zitiert.
5. Test test/termineRechtstexte.test.js (Absicherung „6c nicht in datenschutz.html“) in TP2 entfernen.

Abschnitt (HTML)

<h2 id="termine">6c. Online-Terminbuchung auf Websites unserer Kunden</h2>
<!-- Entwurf – vor Verwendung anwaltlich prüfen lassen (Rollenverteilung Auftragsverarbeiter, wie 6b) -->
<p>Sobald diese Funktion freigeschaltet ist, können Kunden mit Wartungs-Abo auf ihrer eigenen Website eine Online-Terminbuchung anbieten („Terminplaner“). Dabei verarbeiten wir die Daten der Personen, die dort einen Termin buchen („Gäste“), ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach den Weisungen des jeweiligen Kunden, der dafür Verantwortlicher ist. Wir verwenden diese Daten nicht für eigene Zwecke. Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere eigenen Seiten und das Kundenportal. Wer auf der Website eines Kunden einen Termin bucht, findet die Informationen zur Buchung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Speicherdauer, Rechte) in der Datenschutzerklärung dieser Website. Anfragen von Gästen zu ihren Daten leiten wir an den Kunden weiter.</p>
<p>Für den Betrieb des Terminplaners speichern wir im Auftrag des Kunden: Name, E-Mail-Adresse und, wenn der Kunde diese Felder eingeschaltet hat, Telefonnummer, Nachricht und weitere Angaben des Gastes; die gewählte Leistung, Person oder den gewählten Platz und den Termin; den Stand der Buchung (zum Beispiel bestätigt, abgesagt oder widerrufen) mit den Zeitpunkten; als Nachweis den Zeitpunkt der Bestätigung und der Zustimmungen sowie die Fassung der angezeigten Hinweise; gegebenenfalls den Wunsch nach einer Erinnerung. Der Terminplaner ist nicht für Leistungen der Heilkunde und der Gesundheitsversorgung bestimmt; Gäste werden gebeten, keine Gesundheitsangaben zu machen.</p>
<p>Der Kunde sieht, ändert und löscht die Termine im Kundenportal. Dort verarbeiten wir als Verantwortliche seine Einstellungen für den Terminplaner (Betriebsangaben, Leistungen, Namen und Zeiten der gebuchten Personen oder Plätze, Öffnungszeiten, Absagefristen und Texte), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 6) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für jede Person oder jeden Platz kann der Kunde einen geheimen Link erzeugen, mit dem er die bestätigten Termine in seinem Kalenderprogramm abonniert; wer den Link kennt, sieht diese Termine. Der Kunde kann den Link jederzeit durch einen neuen ersetzen.</p>
<p>Im Namen des Kunden senden wir E-Mails an Gäste (Bestätigung der E-Mail-Adresse, Bestätigung, Änderung oder Absage eines Termins, Eingangsbestätigung eines Widerrufs und, wenn der Gast das gewählt hat, eine Erinnerung) und an den Kunden (neue Buchung, Absage, Widerruf). Der Versand läuft über den E-Mail-Dienst der Hetzner Online GmbH (Abschnitt 8); als Absender erscheint der Kunde, Antworten gehen an ihn. Wir verschicken keine Werbung, setzen keine Tracking-Pixel ein und erhalten keine Kopie. Bis zum Versand liegt jede E-Mail in einer Warteschlange. Nach dem Versand löschen wir dort Empfängeradresse und Inhalt, den Eintrag selbst nach sieben Tagen; E-Mails, die nicht zugestellt werden konnten, löschen wir nach 48 Stunden.</p>
<p>Beim Aufruf einer Kundenwebsite mit Terminbuchung lädt der Browser das Programm der Terminbuchung von unserem Server (project.webklar.com), beim Öffnen der Terminbuchung zusätzlich die Termine und Texte. Dabei gelten die Protokolle in Abschnitt 3. Die Terminbuchung setzt keine Cookies und speichert nichts im Browser des Gastes. Zum Schutz vor Missbrauch und um die Zahl der Anfragen zu begrenzen (höchstens zehn Buchungen je zehn Minuten und je IP-Adresse), merken wir uns die Zeitpunkte der Aufrufe je IP-Adresse nur im Arbeitsspeicher des Servers, nicht dauerhaft; mit der Buchung speichern wir die IP-Adresse nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse ist der sichere und störungsfreie Betrieb.</p>
<p>Löschfristen: Nicht bestätigte Buchungen löschen wir 48 Stunden nach Ablauf der Bestätigungsfrist von 30 Minuten, abgesagte oder abgelehnte Termine nach 30 Tagen, bestätigte Termine nach der Frist, die der Kunde eingestellt hat (Vorgabe 90 Tage, einstellbar von 14 bis 365 Tagen nach dem Termin). Endet das Wartungs-Abo oder schaltet der Kunde die Funktion ab, löschen wir alle Termindaten des Kunden 30 Tage danach. Die Daten liegen auf unserem Server bei Hetzner im Rechenzentrum Falkenstein (Deutschland), wie die übrigen Portal-Daten (Abschnitt 3).</p>

Für die Rechtsprüfung offen

1. Rolle: WEBklar als Auftragsverarbeiter für die Gäste, als Verantwortliche für die Betriebsdaten und die Missbrauchsabwehr (IP im Arbeitsspeicher). Wie bei 6b anwaltlich bestätigen lassen.
2. IP-Adresse im Arbeitsspeicher: Der Satz „mit der Buchung speichern wir die IP-Adresse nicht“ muss zur fertigen Buchungsroute passen (Feld nachweis ohne IP, kein IP-Log); beim Livegang gegen den Code prüfen.
3. Kalender-Abo-Link: Der Link enthält nur ein geheimes Token je Person oder Platz und liefert nur bestätigte Termine der nächsten 90 Tage. Prüfen, ob der Kunde seine Beschäftigten darüber informieren muss (Beschäftigtendaten: Namen und Zeiten).
4. Sicherungen: Die Datensicherung bei Hetzner behält gelöschte Daten noch einige Zeit; die Frist steht nicht im Text und ist vor dem Livegang zu klären (AVV Terminplaner Nr. 9).
5. Zahlung (TP3): Wenn Online-Zahlung kommt, braucht dieser Abschnitt einen Satz zu Stripe (Abschnitt 7 und recherche-recht-zahlung.md 7.3 G).
6. Geschäftsbriefe: Bestätigungen mit Preis sind keine Rechnungen; die Aufbewahrung nach Abschnitt 9 betrifft den Terminplaner nicht.
7. Ende des Wartungs-Abos: Der Satz „Endet das Wartungs-Abo oder schaltet der Kunde die Funktion ab, löschen wir alle Termindaten des Kunden 30 Tage danach“ gilt in TP1 nur für das Abschalten (WOMS „Abschalten“, Kunde gelöscht). Ein Haken für das Ende des Wartungs-Abos kommt erst mit TP2; bis dahin den Satz anpassen oder den Haken liefern.
8. Knopfmodus: Dort lädt das Widget die Konfiguration (Texte und Leistungen, nicht die Termine) schon beim Laden der Seite, nicht erst beim Öffnen (wegen des dauerhaften Knopfs „Vertrag widerrufen“, R54). Die Formulierung „beim Öffnen der Terminbuchung zusätzlich die Termine und Texte“ danach prüfen; es geht an denselben Server wie das Skript, ein neuer Empfänger entsteht nicht.