Datenschutz auf einen Blick

Was mit den Daten passiert, wenn Ihre Beratungsstelle BehördenKlar im Browser nutzt, geprüft am Server-Code und an der Datenschutzerklärung. Das Blatt vom Juli 2026 beschrieb die App, nicht die Webseite.

1 Was BehördenKlar tut

BehördenKlar erklärt Behördenbriefe in einfacher Sprache, auf Wunsch in 27 Sprachen. Ein Foto oder PDF genügt: Eine KI (Claude von Anthropic) schreibt auf, was das Amt will, was zu tun ist und bis wann. Kein Nutzerkonto, keine Anmeldung. Mit einem Einrichtungs-Code ist der Dienst für Ihre Ratsuchenden kostenlos. Über den Code erfährt Ihre Stelle nichts über Briefe, nur Zahlen: übrige Analysen und Nutzung pro Woche und Sprache.

Kurz gesagt

Briefe speichern wir nicht, Erklärungen nur verschlüsselt zur Übergabe (max. 15 Min.).
Mit Code: kein Konto, keine E-Mail-Adresse nötig.
Den Brief liest die KI: Anthropic (USA), in der Regel 30 Tage gespeichert, kein Training.

2 So läuft ein Brief durch das System · Knopf „Lieber mit dem Handy fotografieren“

QR-Code am Beratungs-PC. Der Browser des PCs erzeugt eine zufällige Kennung und einen neuen AES-256-Schlüssel. Beides steht im QR-Code hinter dem „#“ der Adresse. Den Schlüssel bekommt unser Server nie.

Erklärung. Anthropic (Modell Claude) erklärt den Brief auf Deutsch. Für eine andere Sprache übersetzt ein zweiter KI-Aufruf die Erklärung. Die Antwort geht über unseren Server zurück ans Handy, ohne dort gespeichert zu werden.

Einwilligung am eigenen Handy. Die ratsuchende Person scannt den Code, setzt das Häkchen für diesen einen Brief (Abschnitt 6) und fotografiert ihn. Kein Konto, keine App.

Übergabe, Ende-zu-Ende verschlüsselt. Das Handy verschlüsselt die Erklärung mit dem Schlüssel aus dem QR-Code (AES-256-GCM) und legt sie bei uns ab. Der PC holt sie und entschlüsselt sie. Unser Server kann sie nicht lesen.

Weg zur KI. Das Foto geht über eine verschlüsselte Verbindung (TLS) an unseren Server (Cloudflare). Er prüft Bot-Schutz und Guthaben und reicht es an Anthropic weiter, ohne es zu speichern.

Löschen. Der Zwischenspeicher wird beim Abholen gelöscht, sonst spätestens 15 Minuten nach dem letzten Päckchen. Am PC bleibt die Erklärung nur in der offenen Seite, bis diese neu geladen wird.

Beraterin lädt am Dienst-PC hoch: nur Schritt 3 und 4. Das Häkchen setzt dann die Beraterin (zur Rolle siehe Abschnitt 4).

„Ergebnis aufs Handy mitnehmen“: genauso verschlüsselt, beim Abholen gelöscht, sonst nach spätestens 15 Minuten.

3 Was gespeichert wird und wie lange

Was	Was genau	Wie lange
Beim Zugang über einen Einrichtungs-Code
Brief und Erklärung	Laufen nur durch unseren Server. Ausnahme: Übergabe, nächste Zeile.	bei uns: gar nicht
Übergabe-Päckchen	Erklärung und Statusmeldungen, verschlüsselt, für uns nicht lesbar. Dazu eine Schreib-Bremse pro IP-Adresse (Zeitfenster 1 Minute).	beim Abholen, spätestens 15 Min. nach dem letzten Päckchen
Bei Anthropic (KI)	Foto und Erklärung. Keine Nutzung zum Training der KI.	in der Regel 30 Tage, länger nur bei Missbrauchsverdacht
Einrichtungs-Guthaben	Code, Kennung, Name der Stelle, Ablaufdatum, Restbriefe. Nichts über Ratsuchende.	ohne automatische Frist
Nutzungszähler	Je Analyse nur Datum und Sprache. Kein Briefinhalt, kein Personenbezug.	max. 13 Monate
Code-Fehlversuche	Zähler pro IP-Adresse und Tag, nur bei falscher Eingabe.	48 Stunden
Server-Protokolle	Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Fehlerart, technische Metadaten. Kein Briefinhalt.	max. 7 Tage
Im Browser des Geräts	Zugangs-Nachweis, Code und Name der Stelle, Ablaufdatum, Zahl übriger Briefe, Sprache. Keine Briefe.	bis zum Löschen im Browser
Nur ohne Einrichtungs-Code: 2 Gratis-Analysen für Privatpersonen
Gratis-Zähler	Zähler pro IP-Adresse und Tag, dazu die Tagessumme aller Gratis-Analysen.	48 Stunden (Datenschutzerklärung: „max. 30 Tage“)
E-Mail-Prüfsumme	Nur für die 2. Gratis-Analyse: SHA-256-Prüfsumme, die Adresse selbst nicht.	unbefristet

Rechtsgrundlagen laut Datenschutzerklärung: Brief und Erklärung: Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Zähler, Schutz vor Missbrauch, Protokolle: berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Justin Klein · Webklar GbR · Am Schwimmbad 10, 67722 Winnweiler
Tel. 0170 4969375 · justin@webklar.com · behoerdenklar.de/datenschutz

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4 Wer ist verantwortlich? Das hängt davon ab, wer hochlädt

Fall A · Die Person selbst

Die ratsuchende Person nutzt den Dienst selbst

Eigenes Handy, eigenes Häkchen für jeden Brief: zu Hause oder in der Beratung über „Lieber mit dem Handy fotografieren“.

Verantwortlich ist die Webklar GbR (BehördenKlar). Grundlage ist die Einwilligung der Person.

Bitte beachten: In der Beratung erscheint die Erklärung auch am Bildschirm Ihrer Stelle. Gespeichert wird sie dort nicht.

Fall B · Ihre Stelle

Ihre Beratungsstelle lädt den Brief selbst hoch

Die Beraterin lädt den Brief einer Klientin am Dienst-PC hoch.

Dann arbeiten wir als Auftragsverarbeiter für Ihre Stelle (Art. 28 DSGVO), mit Cloudflare und Anthropic als Unterauftragsverarbeitern. Einen AVV mit Verschwiegenheitsklausel stellen wir auf Wunsch.

Das Häkchen am Dienst-PC setzt dann die Beraterin. Es ersetzt keine Einwilligung der Klientin.

Vor dem ersten echten Brief am Dienst-PC sprechen wir das ab.
Unser Vorschlag für den Test: Fall A. Haben Sie eine eigene AVV-Vorlage (z. B. nach DSG-EKD oder KDG), schicken Sie sie uns gern.

5 Dienstleister

Wer	Wofür	Beim Code-Zugang
Cloudflare, Inc. (USA)	Unser Server (Cloudflare Workers), Zwischenspeicher und Zähler, Bot-Schutz (Turnstile), Hosting der Webseite, Besucherstatistik ohne Cookies	ja
Anthropic PBC (USA)	KI-Erklärung und Übersetzung (Modell Claude), keine Nutzung zum Training	ja
Stripe und Brevo	Nur für Privatpersonen: Bezahlung beim Kauf von Guthaben (Stripe, Irland/USA), E-Mail mit dem Guthaben-Link und Warteliste (Brevo, Deutschland/Frankreich)	nein, nicht relevant

Übermittlung in die USA: gestützt auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Sie sind Teil der Auftragsverarbeitungsverträge (DPA) von Cloudflare und Anthropic, die mit deren Geschäftsbedingungen gelten. Die Fundstellen nennen wir Ihnen gern.

6 Einwilligung: für jeden Brief neu

„Ich bin einverstanden, dass das Foto dieses Briefs zur Erklärung an den Server von BehördenKlar und an den KI-Dienst Anthropic (USA) geschickt wird. Briefe können sehr persönliche Angaben enthalten, zum Beispiel zu Gesundheit, Herkunft oder Aufenthalt. BehördenKlar speichert den Brief nicht. Anthropic löscht ihn in der Regel nach 30 Tagen und nutzt ihn nicht zum Training.“ Text am Häkchen vor dem Hochladen, mit Link zur Datenschutzerklärung

Ohne Häkchen wird nichts hochgeladen.
Für genau einen Brief: Nach jeder Erklärung ist das Häkchen wieder leer. Die nächste Person wird neu gefragt.
Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO.
Sprache: Der Text steht derzeit nur auf Deutsch, Übersetzungen sind in Arbeit. Bis dahin erklärt die Beraterin ihn bei Bedarf mündlich.

7 Ehrliche Grenzen

USA. Anthropic und Cloudflare sitzen in den USA. Eine Beschränkung auf Rechenzentren in der EU ist nicht eingestellt.
30 Tage bei Anthropic in der Regel, bei Verdacht auf Missbrauch länger. Darauf haben wir keinen Einfluss.
Ende-zu-Ende gilt nur für die Übergabe. Der Brief selbst geht per TLS über unseren Server zur KI.
QR-Code nur der richtigen Person zeigen. Wer ihn abfotografiert, kann die Erklärung in diesen 15 Minuten öffnen.
Gemeinsamer Dienst-PC. Nach jedem Gespräch die Seite neu laden. Kalender-Einträge am Handy der Person anlegen, am PC landet sonst eine Datei mit der Frist im Download-Ordner.
Keine Rechtsberatung. BehördenKlar erklärt Briefe, ersetzt aber keine Beratung. Auch eine KI kann sich irren.
Selbstauskunft, kein Zertifikat. Eine anwaltliche Prüfung von Datenschutzerklärung und Blatt steht noch aus.
Noch offen: AVV-Entwurf, TOMs und ein Textbaustein fürs Verarbeitungsverzeichnis. Sie kommen vor dem ersten echten Brief am Dienst-PC.

8 Kontakt und vollständige Datenschutzerklärung

Justin Klein

Webklar GbR, vertreten durch
Justin Klein und Kenso Grimm
Am Schwimmbad 10, 67722 Winnweiler
Tel. 0170 4969375 · justin@webklar.com

behoerdenklar.de/datenschutz

Für die Webseite besonders die Abschnitte 3a, 4, 5, 8, 9a, 9b und 10. Rückfragen beantworten wir gern, auch im Gespräch mit Ihnen.

Selbstauskunft · Stand 22.10.2026