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# Beratungsstellen anschreiben — September 2026

**Ablauf:** Mail schicken → nach **3–5 Werktagen anrufen** → 10 Minuten zeigen.

**Absender:** behoerdenbriefhelfer@gmail.com

**Keine Anhänge.** Mails von Unbekannten mit Anhang landen oft im Spam oder werden
aus Sicherheitsgründen gar nicht geöffnet. Der Link reicht — dort kann man es sofort
selbst ausprobieren. Das überzeugt mehr als jedes PDF.

> Ersetzt `email-beratungsstellen.md` und `email-diakonie-caritas.md` vom Juli.
> Die sprachen noch von „iPhone-App", „Abo 2,99 €/Monat" und der alten Domain.

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## Übersicht

| Stelle | E-Mail | Telefon | Mail | Angerufen | Antwort |
|---|---|---|---|---|---|
| **MBE Donnersberg** (Migrationsberatung, Kirchheimbolanden) | mbe@fid-donnersberg.de | 06352 7897955 | Erstmail 17.07. · Nachfass: ____ | ____ | |
| **Diakonie Donnersbergkreis** (Soziale Lebensberatung, Kirchheimbolanden) | slb.kibo@diakonie-pfalz.de | *auf diakonie-pfalz.de nachsehen* | ____ | ____ | |
| **Caritas-Zentrum Kaiserslautern** (Migrationsberatung, Engelsgasse 1) | Migration.Kaiserslautern@caritas-speyer.de | 0631 36120-222 | ____ | ____ | |

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## Mail 1 — MBE Donnersberg *(Nachfass-Mail — die haben im Juli schon eine bekommen)*

**An:** mbe@fid-donnersberg.de
**Betreff:** Nachtrag zu meiner Mail vom Juli: BehördenKlar jetzt im Browser nutzbar

Sehr geehrtes Team der Migrationsberatung,

im Juli hatte ich Ihnen von BehördenKlar geschrieben, einem Werkzeug, das
Behördenbriefe in einfacher Sprache erklärt. Seitdem hat sich viel getan, deshalb
melde ich mich noch einmal kurz.

Man kann es jetzt direkt im Browser nutzen — auf jedem Handy, ohne App und ohne Konto:
**https://behoerdenklar.de/demo**

- Brief fotografieren → Erklärung in einfachem Deutsch **oder in einer von 27
  Sprachen**, u. a. Arabisch, Farsi, Kurdisch, Tigrinya und Ukrainisch. Die deutschen
  Fachbegriffe bleiben stehen, damit man sie im Brief wiederfindet.
- **Frist und Termin mit einem Tipp in den Handy-Kalender**, mit Erinnerung vorher.
- **Anruf-Hilfe:** Telefonnummer und Aktenzeichen aus dem Brief, dazu ein kurzer
  Spickzettel, was man am Telefon sagen kann.

Es soll Ihre Beratung nicht ersetzen — eher dafür sorgen, dass Menschen vorbereitet
zu Ihnen kommen und keine Frist verpassen.

Dürfte ich es Ihnen einmal 10 Minuten zeigen? Gern bei Ihnen in Kirchheimbolanden
oder am Telefon — ich richte mich nach Ihrer Zeit.

Mit freundlichen Grüßen
Justin Klein
Webklar GbR · Winnweiler · behoerdenbriefhelfer@gmail.com

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## Mail 2 — Diakonie Donnersbergkreis *(Erstmail)*

**An:** slb.kibo@diakonie-pfalz.de
**Betreff:** Schwierige Briefe in einfacher Sprache erklärt — ein Werkzeug aus dem Donnersbergkreis

Sehr geehrtes Team der Sozialen Lebensberatung,

mein Name ist Justin Klein, ich komme aus Winnweiler. Ich habe BehördenKlar
entwickelt: eine Webseite, die schwierige Briefe in einfacher Sprache erklärt —
vom Jobcenter, Finanzamt, Vermieter oder von der Versicherung.

Sie funktioniert direkt im Browser, auf jedem Handy, ohne App und ohne Konto:
**https://behoerdenklar.de/demo**

- Brief fotografieren → Klartext: Was will der Absender, was ist zu tun, bis wann?
- **Frist und Termin mit einem Tipp in den Handy-Kalender**, mit Erinnerung vorher.
- **Anruf-Hilfe:** Telefonnummer und Aktenzeichen aus dem Brief, dazu ein
  Spickzettel, was man am Telefon sagen kann.
- Bei Bedarf in einer von 27 anderen Sprachen.

Ich denke an die Menschen, die zu Ihnen kommen: denen Amtsdeutsch Angst macht, die
Briefe erst einmal liegen lassen oder Fristen übersehen. Das Werkzeug ersetzt Ihre
Beratung nicht — es soll helfen, dass Menschen vorbereitet kommen.

Dürfte ich es Ihnen 10 Minuten zeigen, persönlich in Kirchheimbolanden oder am
Telefon? Mich interessiert vor allem Ihr ehrliches Urteil: Würde das Ihren
Klientinnen und Klienten helfen, und was fehlt?

Mit freundlichen Grüßen
Justin Klein
Webklar GbR · Winnweiler · behoerdenbriefhelfer@gmail.com

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## Mail 3 — Caritas Kaiserslautern *(Erstmail)*

**An:** Migration.Kaiserslautern@caritas-speyer.de
**Betreff:** Behördenbriefe in 27 Sprachen erklärt — 10 Minuten für Ihre Einschätzung?

Sehr geehrtes Team der Migrationsberatung,

mein Name ist Justin Klein, ich komme aus Winnweiler. Ich habe BehördenKlar
entwickelt: eine Webseite, die Behördenbriefe in einfacher Sprache erklärt — auf
Wunsch in einer von 27 Sprachen, darunter Arabisch, Farsi/Dari, Paschtu, Kurdisch,
Tigrinya, Somali und Ukrainisch.

Sie funktioniert direkt im Browser, auf jedem Handy, ohne App und ohne Konto:
**https://behoerdenklar.de/demo**

- Brief fotografieren → Erklärung in der eigenen Sprache. Die **deutschen
  Fachbegriffe bleiben sichtbar**, damit man sie im Brief wiederfindet.
- **Frist und Termin mit einem Tipp in den Handy-Kalender**, mit Erinnerung vorher.
- **Anruf-Hilfe:** Telefonnummer und Aktenzeichen aus dem Brief und ein Spickzettel
  für das Telefonat — jeder Satz auf Deutsch, darunter die Bedeutung in der eigenen
  Sprache.

Es ersetzt Ihre Beratung nicht. Es soll helfen, dass Ihre Klientinnen und Klienten
vorbereitet zu Ihnen kommen und zwischen den Terminen keine Frist verpassen.

Dürfte ich es Ihnen 10 Minuten zeigen, gern bei Ihnen in der Engelsgasse oder am
Telefon? Ich richte mich nach Ihrer Zeit.

Mit freundlichen Grüßen
Justin Klein
Webklar GbR · Winnweiler · behoerdenbriefhelfer@gmail.com

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## Der Anruf — nach 3–5 Werktagen

**Wann:** vormittags, Dienstag bis Donnerstag. Montags ist bei Beratungsstellen
meist am meisten los.

**Was du sagst:**

> Guten Tag, mein Name ist Justin Klein aus Winnweiler. Ich hatte Ihnen am
> [Datum] eine E-Mail geschickt, wegen BehördenKlar — einer Webseite, die
> Behördenbriefe in einfacher Sprache erklärt. Ist die bei Ihnen angekommen?

*(Pause — die meisten sagen „weiß ich nicht" oder „ja, aber noch nicht gelesen". Beides ist normal.)*

> Kein Problem. Ich würde es Ihnen gern einmal zehn Minuten zeigen und hören, ob
> das Ihren Klienten helfen würde. Hätten Sie nächste Woche kurz Zeit?

Wenn niemand Zeit hat: *„Darf ich Ihnen den Link nochmal schicken? Dann können Sie
es mit einem Brief selbst ausprobieren, das dauert zwei Minuten."*

**Du brauchst keinen Verkaufstermin.** Ein ehrliches „das würde helfen" oder „das
fehlt noch" ist für dich schon ein Erfolg.

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## Die fünf wahrscheinlichsten Fragen

**„Was passiert mit den Daten? Unsere Klienten haben sehr persönliche Briefe."**
> Es gibt kein Konto. Wir speichern den Brief nicht. Zur Analyse wird das Foto an
> den KI-Dienst geschickt; der löscht es spätestens nach 30 Tagen und nutzt es
> nicht zum Training. Die Datenschutzerklärung steht auf der Seite.

*Wichtig: Nicht „alles bleibt auf dem Handy" sagen — das stimmt nur für die App, nicht fürs Web.*

**„Ist das nicht einfach ChatGPT?"**
> ChatGPT braucht eine gut formulierte Frage und ein Konto. Ihre Klienten machen
> ein Foto. Und ChatGPT vergisst den Brief danach — wir tragen die Frist in den
> Kalender ein und sagen, was man am Telefon sagen soll. Telefonnummern und Daten
> erfinden wir nicht: Steht nichts im Brief, sagen wir das.

**„Was kostet das für unsere Klienten?"**
> Zwei Briefe sind kostenlos. Danach 2,99 € für fünf Briefe oder 6,99 € für
> fünfzehn — kein Abo. Wenn Sie eine Idee haben, wie das für Ihre Einrichtung
> einfacher geht, bin ich offen dafür.

**„Ersetzt das unsere Beratung?"**
> Nein. Bei rechtlich wichtigen Entscheidungen verweisen wir ausdrücklich auf
> Beratungsstellen — das steht in jeder Erklärung. Es soll die einfachen Fälle
> abfangen und dafür sorgen, dass die schwierigen vorbereitet zu Ihnen kommen.

**„Wer steckt dahinter?"**
> Ich, Justin Klein aus Winnweiler, mit der Webklar GbR. Ich habe es gebaut,
> weil ich gesehen habe, wie viele Menschen an Amtsdeutsch scheitern.

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## Wenn es zum Termin kommt — was du fragen solltest

1. Welche Briefe bringen Ihre Klienten am häufigsten mit?
2. Was fehlt in dem, was ich gezeigt habe?
3. Würden Sie es Ihren Klienten empfehlen — wenn nicht, warum nicht?
4. Darf ich Ihre Stelle auf meiner Seite als Beratungsstelle nennen?
   *(Und umgekehrt: Würden Sie auf BehördenKlar verlinken? — Das hilft enorm bei Google.)*

**Nicht in die Mail, erst im Gespräch:** die Idee eines Guthabens, das die
Einrichtung für ihre Klienten bereitstellt. Das gibt es technisch noch nicht —
also nichts versprechen, nur fragen, ob das interessant wäre.