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# Beratungsstellen anschreiben — September 2026

**Ablauf:** Mail schicken → nach **3–5 Werktagen anrufen** → 10 Minuten zeigen.

**Absender:** behoerdenbriefhelfer@gmail.com

**Keine Anhänge.** Mails von Unbekannten mit Anhang landen oft im Spam oder werden
aus Sicherheitsgründen gar nicht geöffnet. Der Link reicht — dort kann man es sofort
selbst ausprobieren. Das überzeugt mehr als jedes PDF.

> Ersetzt `email-beratungsstellen.md` und `email-diakonie-caritas.md` vom Juli.
> Die sprachen noch von „iPhone-App", „Abo 2,99 €/Monat" und der alten Domain.

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## Übersicht

| Stelle | E-Mail | Telefon | Mail | Angerufen | Antwort |
|---|---|---|---|---|---|
| **MBE Donnersberg** (Migrationsberatung, Kirchheimbolanden) | mbe@fid-donnersberg.de | 06352 7897955 | Erstmail 17.07. · Nachfass: ____ | ____ | |
| **Diakonie Donnersbergkreis** (Soziale Lebensberatung, Kirchheimbolanden) | slb.kibo@diakonie-pfalz.de | *auf diakonie-pfalz.de nachsehen* | ____ | ____ | |
| **Caritas-Zentrum Kaiserslautern** (Migrationsberatung, Engelsgasse 1) | Migration.Kaiserslautern@caritas-speyer.de | 0631 36120-222 | ____ | ____ | |
| **DRK Kaiserslautern-Stadt** (Migrationsberatung, Barbarossastraße 27) — Birgit Steinmann, Leitung · nutzt schon mbeon | b.steinmann@kv-kls.drk.de | 0631 80093-140 | ____ | ____ | |

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## Mail 1 — MBE Donnersberg *(Nachfass-Mail — die haben im Juli schon eine bekommen)*

**Von:** justin@webklar.com *(direkt aus dem Webklar-Postfach senden)*
**An:** mbe@fid-donnersberg.de
**Betreff:** Nachtrag zu meiner Mail vom Juli: BehördenKlar jetzt ausprobierbar

> Bewusst kürzer als die Erstmail. Die Juli-Mail nannte noch „iPhone-App", ein Abo
> (2,99 €/Monat) und Anhänge — beides stimmt so nicht mehr, deshalb Preis ehrlich
> korrigieren (Pakete statt Abo). Nach Absenden: ANRUFEN (06352 7897955), die Mail
> ist schon 2½ Monate her.

Sehr geehrtes Team der Migrationsberatung,

im Juli hatte ich Ihnen von BehördenKlar geschrieben. Seitdem hat sich viel getan,
deshalb melde ich mich noch einmal kurz.

Schwierige Briefe vom Amt kenne ich von klein auf: Meine Mutter ist selbst nach
Deutschland gekommen, und solche Briefe gehörten bei uns zum Alltag. Deshalb arbeite
ich an einer App, die Behördenbriefe in einfacher Sprache erklärt, auf Wunsch in
einer von 27 Sprachen, darunter Arabisch, Farsi, Paschtu, Kurdisch, Tigrinya, Türkisch
und Ukrainisch.

Die App ist noch in Arbeit, aber die Browser-Version läuft schon, auf jedem Handy,
ohne Konto und ohne Installation: https://behoerdenklar.de/demo

- Die deutschen Fachbegriffe bleiben sichtbar, damit man sie im Brief wiederfindet.
- Fristen und Termine kommen mit einem Tipp in den Handy-Kalender, damit keine Frist
  untergeht.
- Für Anrufe beim Amt gibt es einen Spickzettel mit der Bedeutung in der eigenen
  Sprache.

Es soll Ihre Beratung nicht ersetzen, sondern dafür sorgen, dass Menschen vorbereitet
zu Ihnen kommen.

Eine Korrektur zu meiner Juli-Mail: Es wird kein Abo geben. Zwei Briefe sind gratis,
danach gibt es kleine Pakete ab 2,99 €, weil die KI pro Brief Geld kostet. Für
Beratungsstellen möchte ich eine eigene, deutlich günstigere Lösung anbieten, bei der
die Ratsuchenden selbst nichts bezahlen. Ums große Geld geht es mir dabei nicht. Wie
das für Sie aussehen könnte, würde ich gern gemeinsam mit Ihnen überlegen.

Dürfte ich es Ihnen 10 Minuten zeigen, gern bei Ihnen in Kirchheimbolanden oder am
Telefon? Mich interessiert vor allem Ihre ehrliche Einschätzung, solange die App noch
entsteht: Was würde Ihren Ratsuchenden wirklich helfen, und was fehlt noch?

Mit freundlichen Grüßen
Justin Klein
Webklar GbR · Winnweiler
Tel. 0170 4969375
justin@webklar.com

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## Mail 2 — Diakonie Donnersbergkreis *(Erstmail)*

**An:** slb.kibo@diakonie-pfalz.de
**Betreff:** Schwierige Briefe in einfacher Sprache erklärt — ein Werkzeug aus dem Donnersbergkreis

Sehr geehrtes Team der Sozialen Lebensberatung,

mein Name ist Justin Klein, ich komme aus Winnweiler. Ich habe BehördenKlar
entwickelt: eine Webseite, die schwierige Briefe in einfacher Sprache erklärt —
vom Jobcenter, Finanzamt, Vermieter oder von der Versicherung.

Sie funktioniert direkt im Browser, auf jedem Handy, ohne App und ohne Konto:
**https://behoerdenklar.de/demo**

- Brief fotografieren → Klartext: Was will der Absender, was ist zu tun, bis wann?
- **Frist und Termin mit einem Tipp in den Handy-Kalender**, mit Erinnerung vorher.
- **Anruf-Hilfe:** Telefonnummer und Aktenzeichen aus dem Brief, dazu ein
  Spickzettel, was man am Telefon sagen kann.
- Bei Bedarf in einer von 27 anderen Sprachen.

Ich denke an die Menschen, die zu Ihnen kommen: denen Amtsdeutsch Angst macht, die
Briefe erst einmal liegen lassen oder Fristen übersehen. Das Werkzeug ersetzt Ihre
Beratung nicht — es soll helfen, dass Menschen vorbereitet kommen.

Dürfte ich es Ihnen 10 Minuten zeigen, persönlich in Kirchheimbolanden oder am
Telefon? Mich interessiert vor allem Ihr ehrliches Urteil: Würde das Ihren
Klientinnen und Klienten helfen, und was fehlt?

Mit freundlichen Grüßen
Justin Klein
Webklar GbR · Winnweiler · behoerdenbriefhelfer@gmail.com

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## Mail 3 — Caritas Kaiserslautern *(Erstmail)*

**Von:** justin@webklar.com *(direkt aus dem Webklar-Postfach senden)*
**An:** Migration.Kaiserslautern@caritas-speyer.de
**Betreff:** Behördenbriefe in 27 Sprachen erklärt – als Ergänzung zu Ihrer Beratung

> Aufbau wie Mail 4 (DRK). Kein mbeon-Absatz, weil unbekannt ist, ob Caritas es nutzt.
> Steht auf caritas.de oder der Zentrum-Seite ein Name der Leitung: Anrede
> persönlich machen („Sehr geehrte Frau …") — wirkt deutlich besser als „Team".

Sehr geehrtes Team der Migrationsberatung,

mein Name ist Justin Klein, ich komme aus Winnweiler. Schwierige Briefe vom Amt kenne
ich von klein auf: Meine Mutter ist selbst nach Deutschland gekommen, und solche
Briefe gehörten bei uns zum Alltag. Ich weiß, wie viel Sorge ein Brief machen kann,
den man nicht versteht.

Deshalb arbeite ich an BehördenKlar: einer App, die Behördenbriefe in einfacher
Sprache erklärt, auf Wunsch in einer von 27 Sprachen, darunter Arabisch,
Farsi, Paschtu, Kurdisch, Tigrinya, Türkisch und Ukrainisch.

Ich habe mir dabei viele Gedanken gemacht, was den Menschen, die zu Ihnen kommen,
wirklich hilft:

- Es braucht kein Konto, damit niemand schon an einer Anmeldung scheitert, und die
  Browser-Version auch keine Installation.
- Die deutschen Fachbegriffe bleiben sichtbar, damit man sie im Brief wiederfindet
  und gezielt nachfragen kann.
- Fristen und Termine kommen mit einem Tipp in den Handy-Kalender, damit keine Frist
  untergeht.
- Für Anrufe beim Amt gibt es einen Spickzettel: jeder Satz auf Deutsch, darunter die
  Bedeutung in der eigenen Sprache.
- Unter jeder Erklärung steht der Hinweis, dass bei wichtigen Entscheidungen eine
  Beratungsstelle hilft.
- Die Briefe werden nicht dauerhaft gespeichert.

Die App ist noch in Arbeit, aber die Browser-Version können Sie schon jetzt direkt
selbst ausprobieren: https://behoerdenklar.de/demo

BehördenKlar soll Ihre Beratung nicht ersetzen, sondern davor ansetzen: Wer einen
Brief bekommt, versteht sofort, worum es geht und ob es eilt, auch abends oder am
Wochenende. Mit den wichtigen Fragen kommt man dann vorbereitet zu Ihnen und
verpasst zwischen den Terminen keine Frist.

Ums große Geld geht es mir dabei nicht, aber die KI, die die Briefe erklärt, kostet
mich pro Brief Geld. Deshalb ist die Browser-Version für Privatleute nicht ganz kostenlos: Zwei
Briefe sind gratis, danach gibt es kleine Pakete ab 2,99 €. Für Beratungsstellen
möchte ich eine eigene, deutlich günstigere Lösung anbieten, bei der die Ratsuchenden
selbst nichts bezahlen. Wie das für Sie aussehen könnte, würde ich gern gemeinsam mit
Ihnen überlegen.

Dürfte ich es Ihnen 10 Minuten zeigen, gern bei Ihnen in der Engelsgasse oder am
Telefon? Mich interessiert vor allem Ihre ehrliche Einschätzung, solange die App noch
entsteht: Was würde Ihren Ratsuchenden wirklich helfen, und was fehlt noch?

Mit freundlichen Grüßen
Justin Klein
Webklar GbR · Winnweiler
Tel. 0170 4969375
justin@webklar.com

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## Mail 4 — DRK Kaiserslautern-Stadt *(Erstmail, persönlich an die Leitung)*

**Von:** justin@webklar.com *(direkt aus dem Webklar-Postfach senden, nicht über
Gmail „Senden als" — webklar.com hat DMARC `p=quarantine`, sonst droht Spam-Ordner)*
**An:** b.steinmann@kv-kls.drk.de
**Betreff:** Behördenbriefe in 27 Sprachen erklärt – als Ergänzung zu mbeon

> Hintergrund: Das DRK KL berät schon über **mbeon** (Online-Beratung der MBE, für
> Ratsuchende kostenlos). Deshalb als *Ergänzung* positionieren, nie als Konkurrenz.
> Ton: helfend, persönlich (Mutter), Gedanken zeigen statt behaupten (jeder Punkt
> mit „damit …"). „Ums große Geld geht es mir nicht" nur EINMAL — öfter wirkt es wie
> das Gegenteil. Preise: Webseite = Privatleute, Beratungsstellen deutlich günstiger,
> Ratsuchende zahlen nichts, KEINE Zahlen (siehe „Preise für Beratungsstellen").
> Alle Funktions-Aussagen am 30.09. gegen demo.html + Demo-Prompt geprüft.
> KI + Datenschutz MÜSSEN in der Mail stehen (kurz, Details erst im Gespräch): Die Demo-Seite nennt vor dem Hochladen
> „KI-Dienst Anthropic (USA)" — fehlt das in der Mail, wirkt es verschwiegen.
> Fragt sie „Was kostet Sie ein Brief?": ehrlich antworten (ein paar Cent KI +
> Zahlungsgebühren + Server + Arbeitszeit), nicht ausweichen.

Sehr geehrte Frau Steinmann,

mein Name ist Justin Klein, ich komme aus Winnweiler. Schwierige Briefe vom Amt kenne
ich von klein auf: Meine Mutter ist selbst nach Deutschland gekommen, und solche
Briefe gehörten bei uns zum Alltag. Ich weiß, wie viel Sorge ein Brief machen kann,
den man nicht versteht.

Deshalb arbeite ich an BehördenKlar: einer App, die Behördenbriefe in einfacher
Sprache erklärt, auf Wunsch in einer von 27 Sprachen, darunter Arabisch,
Farsi, Paschtu, Kurdisch, Tigrinya, Türkisch und Ukrainisch.

Ich habe mir dabei viele Gedanken gemacht, was den Menschen, die zu Ihnen kommen,
wirklich hilft:

- Es braucht kein Konto, damit niemand schon an einer Anmeldung scheitert, und die
  Browser-Version auch keine Installation.
- Die deutschen Fachbegriffe bleiben sichtbar, damit man sie im Brief wiederfindet
  und gezielt nachfragen kann.
- Fristen und Termine kommen mit einem Tipp in den Handy-Kalender, damit keine Frist
  untergeht.
- Für Anrufe beim Amt gibt es einen Spickzettel: jeder Satz auf Deutsch, darunter die
  Bedeutung in der eigenen Sprache.
- Unter jeder Erklärung steht der Hinweis, dass bei wichtigen Entscheidungen eine
  Beratungsstelle hilft.
- Die Briefe werden nicht dauerhaft gespeichert.

Die App ist noch in Arbeit, aber die Browser-Version können Sie schon jetzt direkt
selbst ausprobieren: https://behoerdenklar.de/demo

Ich habe gesehen, dass Sie auch über mbeon beraten. BehördenKlar soll das nicht
ersetzen, sondern davor ansetzen: Wer einen Brief bekommt, versteht sofort, worum es
geht und ob es eilt, auch abends oder am Wochenende. Mit den wirklich wichtigen
Fragen kommt man dann vorbereitet zu Ihnen, persönlich oder über mbeon.

Ums große Geld geht es mir dabei nicht, aber die KI, die die Briefe erklärt, kostet
mich pro Brief Geld.
Deshalb ist die Browser-Version für Privatleute nicht ganz kostenlos: Zwei Briefe sind gratis,
danach gibt es kleine Pakete ab 2,99 €. Für Beratungsstellen möchte ich eine eigene,
deutlich günstigere Lösung anbieten, bei der die Ratsuchenden selbst nichts bezahlen.
Wie das für Sie aussehen könnte, würde ich gern gemeinsam mit Ihnen überlegen.

Dürfte ich es Ihnen 10 Minuten zeigen, gern bei Ihnen in der Barbarossastraße oder am
Telefon? Mich interessiert vor allem Ihre ehrliche Einschätzung, solange die App noch
entsteht: Was würde Ihren Ratsuchenden wirklich helfen, und was fehlt noch?

Mit freundlichen Grüßen
Justin Klein
Webklar GbR · Winnweiler
Tel. 0170 4969375
justin@webklar.com

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## Der Anruf — nach 3–5 Werktagen

**Wann:** vormittags, Dienstag bis Donnerstag. Montags ist bei Beratungsstellen
meist am meisten los.

**Was du sagst:**

> Guten Tag, mein Name ist Justin Klein aus Winnweiler. Ich hatte Ihnen am
> [Datum] eine E-Mail geschickt, wegen BehördenKlar — einer Webseite, die
> Behördenbriefe in einfacher Sprache erklärt. Ist die bei Ihnen angekommen?

*(Pause — die meisten sagen „weiß ich nicht" oder „ja, aber noch nicht gelesen". Beides ist normal.)*

> Kein Problem. Ich würde es Ihnen gern einmal zehn Minuten zeigen und hören, ob
> das Ihren Klienten helfen würde. Hätten Sie nächste Woche kurz Zeit?

Wenn niemand Zeit hat: *„Darf ich Ihnen den Link nochmal schicken? Dann können Sie
es mit einem Brief selbst ausprobieren, das dauert zwei Minuten."*

**Du brauchst keinen Verkaufstermin.** Ein ehrliches „das würde helfen" oder „das
fehlt noch" ist für dich schon ein Erfolg.

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## Die fünf wahrscheinlichsten Fragen

**„Was passiert mit den Daten? Unsere Klienten haben sehr persönliche Briefe."**
> Es gibt kein Konto. Wir speichern den Brief nicht. Zur Analyse wird das Foto an
> den KI-Dienst geschickt; der löscht es spätestens nach 30 Tagen und nutzt es
> nicht zum Training. Die Datenschutzerklärung steht auf der Seite.

*Wichtig: Nicht „alles bleibt auf dem Handy" sagen — das stimmt nur für die App, nicht fürs Web.*

**„Ist das nicht einfach ChatGPT?"**
> ChatGPT braucht eine gut formulierte Frage und ein Konto. Ihre Klienten machen
> ein Foto. Und ChatGPT vergisst den Brief danach — wir tragen die Frist in den
> Kalender ein und sagen, was man am Telefon sagen soll. Telefonnummern und Daten
> erfinden wir nicht: Steht nichts im Brief, sagen wir das.

**„Was kostet das für unsere Klienten?"**
> Für Privatleute: zwei Briefe kostenlos, danach 2,99 € für fünf oder 6,99 € für
> fünfzehn — kein Abo. Für Beratungsstellen soll es anders laufen: Die Einrichtung
> bekommt ein Briefkontingent zu einem deutlich günstigeren Preis, und die
> Ratsuchenden zahlen gar nichts. *(Zahlen: siehe „Preise für Beratungsstellen".)*

**„Ersetzt das unsere Beratung?"**
> Nein. Bei rechtlich wichtigen Entscheidungen verweisen wir ausdrücklich auf
> Beratungsstellen — das steht in jeder Erklärung. Es soll die einfachen Fälle
> abfangen und dafür sorgen, dass die schwierigen vorbereitet zu Ihnen kommen.

**„Wer steckt dahinter?"**
> Ich, Justin Klein aus Winnweiler, mit der Webklar GbR. Ich habe es gebaut,
> weil ich gesehen habe, wie viele Menschen an Amtsdeutsch scheitern.

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## Wenn es zum Termin kommt — was du fragen solltest

1. Welche Briefe bringen Ihre Klienten am häufigsten mit?
2. Was fehlt in dem, was ich gezeigt habe?
3. Würden Sie es Ihren Klienten empfehlen — wenn nicht, warum nicht?
4. Darf ich Ihre Stelle auf meiner Seite als Beratungsstelle nennen?
   *(Und umgekehrt: Würden Sie auf BehördenKlar verlinken? — Das hilft enorm bei Google.)*

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## Preise für Beratungsstellen — nur im Gespräch, nie in die Mail *(Vorschlag 30.09.)*

**Grundidee:** Die Einrichtung bezahlt, die Ratsuchenden zahlen nichts. Die
Einrichtung kauft vorher ein **Briefkontingent** — jeder Brief ist bezahlt, bevor er
genutzt wird. Mehr Nutzer heißt mehr Einnahmen, nie mehr Verlust.

| | Preis | pro Brief |
|---|---|---|
| Deine Kosten (eigene Rechnung ~2,5 ct, mit Puffer für fremde Sprachen) | — | ~5 ct |
| Privatleute (Webseite) | 2,99 € für 5 · 6,99 € für 15 | 47–60 ct |
| **Test** für eine Beratungsstelle, 3 Monate | bis 100 Briefe gratis | kostet dich max. ~5 € |
| **Kleines Paket** | 100 Briefe · 20 € | 20 ct |
| **Großes Paket** | 500 Briefe · 75 € | 15 ct |
| **Untergrenze beim Verhandeln** | — | 10 ct |

- **Nie „unbegrenzt"** anbieten — immer eine feste Briefzahl. Wenn sie „Lizenz"
  sagen: „Jahreslizenz mit X Briefen" ist dasselbe.
- **Keine Mehrwertsteuer** (Kleinunternehmer §19) — der Preis ist der Endpreis.
- Echte Kosten einmal in der Anthropic-Konsole unter „Usage" nachsehen, dann ist
  die Untergrenze sicher.
- Den **Einrichtungs-Code gibt es technisch noch nicht** — nichts mit Datum
  versprechen. Bauen, sobald eine Stelle ernsthaft Ja sagt.